Compliance as a Service (CaaS): qué es y cómo aprovecharlo

Compliance as a Service (CaaS) es una solución en la nube para cumplir con los requisitos legales y técnicos que implican las diferentes regulaciones de las transacciones electrónicas a nivel global. 

El ecosistema empresarial es cada día más complejo. Las compañías han pasado a operar en un entorno global con un marco legislativo amplio y fragmentado, que obedece a un control exhaustivo en muchos casos. Con este escenario, el compliance ha adquirido una gran importancia en las organizaciones.

En un entorno empresarial en constante cambio, la conformidad normativa y la gestión de riesgos se han convertido en aspectos críticos para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización. Ante el aumento de regulaciones y la complejidad de los marcos legales, las empresas necesitan contar con soluciones innovadoras y eficientes para abordar estos desafíos. Es aquí donde surge el concepto de Compliance as a Service (CaaS), una solución integral que ofrece una forma efectiva de gestionar el cumplimiento normativo. 

¿Qué es el compliance?

El compliance o corporate compliance es el conjunto de procedimientos y buenas prácticas que se aplican para garantizar que una empresa, y sus integrantes, cumplen con el marco normativo. Esto incluye el seguimiento de la legislación que le afecta en cada uno de los países en los que opera, pero también otros aspectos más relacionados con la ética y la moral de la compañía. Por ejemplo, el buen gobierno, la confidencialidad de los datos o la transparencia financiera.

El compliance no es algo nuevo. Nació en el mundo anglosajón y ligado al ámbito financiero debido a la enorme cantidad de normativas que tenían que cumplir esas empresas. Sin embargo, hoy en día se ha extendido a todos los sectores productivos a causa de la globalización.

¿Por qué el Compliance as a Service (CaaS)?

Actualmente, el cumplimiento normativo está íntimamente relacionado a la tecnología. Las empresas de todo el mundo se encuentran en pleno proceso de transformación digital, una evolución que lleva al uso de herramientas tecnológicas en los distintos niveles operativos de las compañías.

El Compliance as a Service (CaaS) es un servicio en la nube que permite a las organizaciones externalizar y automatizar su cumplimiento normativo (fiscal, comercial, etc.). De este modo se busca reducir la carga de trabajo de las compañías, minimizar los costes económicos y, sobre todo, simplificar de algún modo las exigencias del compliance.

Tradicionalmente este servicio ha sido muy demandado en sectores altamente regulados como el farmacéutico, la banca o las finanzas. Pero actualmente, cualquier empresa que opera en un mercado global es susceptible de necesitar cumplir con requisitos reglamentarios. 

Gracias a la tecnología, el servicio compliance se integra en las gestiones de la compañía de forma automatizada. Implementar soluciones de CaaS requiere un determinado nivel de digitalización de las empresas, pero el ahorro de costes que supone la optimización de los procesos y la mejora de la eficiencia, así como la ventaja de escalar soluciones, hace que merezca la pena contemplar el servicio CaaS en el marco de una estrategia digital más amplia. 

Ventajas de externalizar el servicio CaaS

• Eliminar los riesgos de incumplimiento regulatorio en las transacciones electrónicas (multas, sanciones, requerimientos) que conllevan gastos económicos, de tiempo, de recursos, así como consecuencias en la reputación de la empresa. 
• Estar al día en las actualizaciones de requisitos legales y técnicos. 
• Reducción de costes de gestión al externalizar un servicio especializado que requiere capacidad continua de respuesta a los cambios para estar alineados con la regulación.
• Centrar los recursos en los objetivos estratégicos de la compañía.
• Rápida adaptación a nuevos mercados.
• Asesoramiento especializado para abordar nuevos proyectos.
• Actualización constante de los servicios en la nube.

Compliance proactivo vs reactivo

La complejidad de operar en un mercado global tan fragmentado en cuanto a regulaciones incrementa los riesgos de incumplimiento fiscal, quiebros de seguridad, etc.  Esto conlleva la necesidad de adelantarse e identificar proactivamente los cambios y necesidades para ser una organización compliance. 

Una estrategia proactiva supone inventariar el cumplimiento, así como los riesgos de incumplimiento para abordar con garantías nuevos proyectos. Contar con un socio estratégico para garantizar el compliance internacional en todas las transacciones electrónica permite a las organizaciones operar con seguridad.

Compliance as a Service y factura electrónica

El cumplimiento de requerimientos legales de factura electrónica y reportes de IVA electrónicos es uno de los aspectos que suelen dejarse en manos del Compliance as a Service, ya que pueden ser tareas difíciles de asumir internamente. De esta forma, a través de consultoras y proveedores tecnológicos, se delegan las tareas de monitorización y revisión de normativas nuevas o actualizadas para garantizar el cumplimiento de la legislación. 

En los últimos años, los sistemas de facturación electrónica han pasado a ser obligatorios en multitud de países de todo el mundo y existen en la actualidad legislaciones vigentes en fase de implementación. Sin embargo, los requisitos para emitir correctamente este documento varían de un lugar a otro: distintos estándares, formatos, plazos de declaración, mecanismos de seguridad, etc. El resultado es una creciente demanda de soluciones CaaS entre las empresas.

La relación entre el CaaS y la factura electrónica radica en que el cumplimiento normativo puede incluir aspectos relacionados con la emisión y gestión de facturas electrónicas. En muchos países, las empresas están obligadas a cumplir con ciertos requisitos y regulaciones específicas para la emisión de facturas electrónicas, como utilizar un formato específico, incluir ciertos datos obligatorios y utilizar firmas digitales o certificados de seguridad.

En este contexto, un proveedor de CaaS puede ofrecer servicios relacionados con la implementación y gestión de la factura electrónica como parte de su oferta de cumplimiento normativo. Esto puede incluir la configuración de sistemas y herramientas de facturación electrónica, la integración con los sistemas existentes de la empresa, el aseguramiento del cumplimiento de los requisitos legales y fiscales, y la generación de reportes y archivos necesarios para las autoridades fiscales.

Gracias al CaaS, se externaliza la gestión del cumplimiento normativo. CaaS proporciona a las empresas la capacidad de gestionar sus esfuerzos de cumplimiento de principio a fin, automatizando los procesos y la gestión de la información relacionada con el cumplimiento normativo. Esto implica la recopilación, almacenamiento y análisis de datos relevantes para el cumplimiento, como políticas, procedimientos, informes, evidencias de auditorías, entre otros. Al centralizar y organizar esta información, el CaaS facilita su acceso y consulta, lo que agiliza la toma de decisiones y la respuesta a requerimientos normativos.

En resumen, gracias al Cumplimiento como Servicio (CaaS), las empresas pueden externalizar la gestión del cumplimiento normativo, lo que les permite contar con expertos especializados y aprovechar soluciones tecnológicas para automatizar procesos y gestionar la información de manera eficiente. Esto no solo contribuye a reducir costos y mejorar la eficiencia, sino que también ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones y normativas aplicables.