Almacenamiento electrónico de larga duración con valor probatorio
EDICOMLta es el servicio de almacenamiento electrónico de larga duración que ofrecemos en calidad de Prestador de Servicios de Certificación.
Almacenamiento electrónico con garantía de integridad y autenticidad de los documentos y con valor probatorio
EDICOMLta es el servicio de resguardo electrónico de larga duración que ofrecemos en calidad de Prestador de Servicios de Certificación acreditado por la Secretaría de Economía de México.
El servicio aplica mecanismos de identificación, firma electrónica y timestamp, y de conservación de Mensajes de Datos bajo NOM151, y todo bajo el marco legal de EDICOM PSC, garantizando así la integridad y autenticidad de los archivos resguardados a lo largo del tiempo.
Las siguientes características garantizan el archivo electrónico y legal de los documentos electrónicos a través de un entorno web seguro y accesible las 24 horas del día desde cualquier lugar con conexión a internet.
¿Cómo atribuye EDICOMLta valor probatorio a los documentos electrónicos almacenados?
Una de las principales características que aporta un sistema de archivo electrónico homologado es el valor de prueba legal de los documentos ante una posible confrontación con un tercero o un posible litigio.
Nuestro servicio de resguardo electrónico certificado garantiza la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos a través de la firma electrónica y la aplicación de un sello electrónico de tiempo. La conservación a lo largo del tiempo se materializa con el servicio de Emisión de Constancias de Conservación de Mensajes de Datos NOM151, ofreciendo una propuesta de gran valor que permite a los clientes resguardar los documentos originales junto a las solicitudes de conservación y la constancia NOM151.
Todos los procedimientos y técnicas criptográficas que aplicamos en nuestra solución de almacenamiento electrónico están homologados por la figura del Prestador de Servicios Certificación.
Se aplica de forma secuencial la firma electrónica y un sello electrónico de tiempo por EDICOM PSC. Con la firma electrónica, garantizamos la integridad del documento y con el Time Stamping demostramos de forma objetiva el momento exacto (fecha y hora) a partir de la cual se ha preservado ese documento.
Se aplican los procedimientos de emisión de la constancia NOM 151 sobre el documento electrónico. El documento electrónico y las constancias quedan resguardados bajo un único expediente sometido a continuas auditorías de conservación que generan reportes de evidencias de integridad con el respaldo del PSC EDICOM.
Una plataforma certificada internacionalmente
EDICOMLta está certificado para poder resguardar documentos con garantía de prueba legal ante terceros a nivel internacional. Así por ejemplo, somos Proveedor de Servicios de Confianza acreditado para toda Europa.
Además, contamos con certificaciones locales en regiones donde existen leyes específicas de conservación electrónica como, por ejemplo, la Conservazione Elettronica en Italia o por supuesto, la NOM151 en México.
Resguardo certificado de CFDI
Custodia de comprobantes con la garantía del Proveedor de Servicios de Certificación EDICOM.
La firma electrónica que afecta a los CFDI alcanza a una secuencia denominada “Cadena Original” que no incluye información comercial crítica para las empresas como la contenida en las Addendas.
Para superar esta carencia, EDICOMLta resguarda sus comprobantes conforme a la NOM151 (Norma Oficial Mexicana 151) aplicando diversos procesos de auditoría y gestión de evidencias que garantizan la integridad y autenticidad de los documentos almacenados a lo largo del tiempo.
Todos los documentos conservados en EDICOMLta adquieren el rango de originales electrónicos con valor probatorio ante los requerimientos de cualquier autoridad.
¿Cómo funciona EDICOM Long Term Archiving?
Acceso al servicio
EDICOMLta ofrece a los usuarios un entorno web personalizado y diseñado con criterios de usabilidad al que se accede con altos niveles de seguridad.
Captura de documentos
Ya sea de forma manual a través del entorno web o de forma integrada, se aplican de forma automática los mecanismos de firma electrónica y el sello de tiempo garantizando la integridad y autenticidad de los documentos desde que se registran en la plataforma.
Emisión de Constancia NOM151
El PSC otorga garantía de integridad del mensaje de datos en fecha, hora, minuto y segundo conforme al sello digital de tiempo insertado en la solicitud para generar la Constancia NOM151.
Generación de metadados
Los metadatos son indispensables, ya que permiten la posterior identificación y recuperación de los documentos. EDICOMLta permite crear plantillas web para la creación de estructuras de metadatos estandarizadas.
Almacenamiento seguro
Los documentos se archivan en paralelo en dos CPD de EDICOM, con las respectivas copias de seguridad. De esta forma, se garantiza una accesibilidad a los documentos del 99,9% y unas altas condiciones de seguridad.
Registro de evidencias
Algunas de las evidencias informáticas que quedan registradas y conforman la auditoría de un documento son: evidencia de creación, evidencia de origen, evidencia de modificación, evidencia de borrado, evidencia de descarga…
Gestión de documentos
Archivo electrónico, modificación de documentos, creación de carpetas, filtros de búsqueda, marcador de “favoritos”, relación de documentos, opciones de descarga y compartir...son algunas de las múltiples funcionalidades.
Reaseguramiento continuo
El documento electrónico y las constancias quedan resguardados bajo un único expediente sometido a continuas auditorías de conservación (sellos electrónicos de tiempo) que generan reportes de evidencias de integridad con el respaldo del PSC EDICOM.
Auditoría de los documentos
En cualquier momento, se puede solicitar la auditoría de un documento. Este archivo comprimido contiene elementos como las evidencias, firmas digitales o el reporte de validación. Todos los elementos informáticos necesarios para demostrar de forma objetiva la integridad de un documento.
Video tutoriales sobre nuestra solución de almacenamiento electrónico
Conozca en unos breves videos las principales características y la interfaz de nuestra solución de resguardo electrónico certificado de documentos digitales.
Descubriendo EDICOMLta: Administración de la información
Descubriendo EDICOMLta: Carga y consulta de documentos
Descubriendo EDICOMLta: Auditoría legal de los documentos
Conozca los beneficios del servicio de confianza de Almacenamiento Electrónico de Larga Duración
Accesibilidad
Almacenamiento en base a metadatos que permiten identificar y establecer jerarquías entre los mismos, facilitando una posterior consulta o recuperación de los documentos.
Conformidad legal
Los archivos electrónicos son preservados bajo condiciones técnicas determinadas y procedimientos regulados por la NOM151 para la conservación de documentos electrónicos.
Acceso a la prueba jurídica
El sistema permite recuperar de forma ágil los documentos preservados. También permite un acceso y descarga del archivo con la auditoria electrónica que certifica la integridad y autenticidad de los datos en el tiempo, para demostrar su validez legal ante terceros.
Valor probatorio
La firma electrónica proporciona un sistema de retención de datos con garantías de integridad y autenticidad, las garantías necesarias para que el sistema y los documentos archivados tengan valor de prueba legal.
Auditoría de documentos
Las firmas y sellos electrónicos de los archivos se someten a procesos de control periódicos con el fin de mantener los atributos de integridad y autenticidad que aportan. Esta auditoría permanente monitoriza las interacciones de cada usuario sobre los documentos custodiados.
Integración con terceros
EDICOMLta permite integrarse con los sistemas de gestión internos de las empresas o con las soluciones de EDI y Factura Electrónica de EDICOM, automatizando el resguardo y conservación de estos documentos electrónicos.
Jerarquía de documentos
EDICOMLta permite resguardar el ciclo completo que ha seguido cada documento electrónico. Por ejemplo, en una relación comercial, la factura electrónica se almacenará vinculada al pedido y al aviso de expedición.
Reversibilidad de los datos
La recuperación de todos los lotes de datos es una necesidad a la que se enfrentan las empresas. Por eso EDICOM, garantiza la recuperación y transferencia de todos los documentos archivados y sus evidencias como firmas, sellos de tiempo, registro del ciclo de vida de archivo, registro de eventos…etc.
Infraestructura tecnológica
Los archivos se resguardan bajo un modelo de alta disponibilidad basado en la redundancia de cualquier componente o servicio. Esto se traduce en la disponibilidad de dos CPD (Centro de Procesamiento de Datos) ubicados en diferentes instalaciones físicas y que operan de forma síncrona mediante un replicado permanente de recursos.
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