El EDI como herramienta de cambio para el transporte marítimo y portuario

El EDI (Electronic Data Interchange) constituye una valiosa herramienta para optimizar las operativas de importación y exportación en los puertos. 

El 90% del comercio mundial se transporta por vía marítima. Los puertos son motores de crecimiento para las economías y sus comunidades portuarias trabajan para convertirlos en puntos de referencia para las principales navieras. Existen factores externos, como su localización geográfica, que los perfilan como potenciales hubs en su zona de influencia para el tráfico mundial.

Es el caso de Panamá, que ha sabido aprovechar la posición geográfica del país. Varios de sus puertos, situados alrededor de las entradas del Canal de Panamá, en el Atlántico y en el Pacífico, se han especializado en el manejo de contenedores de carga, convirtiéndose en un centro de recepción y traslado internacional. Según la Autoridad Marítima de Panamá (AMP), Panamá va en camino de convertirse en el principal centro de transbordo de contenedores de América Latina y el Caribe.

Sin embargo, otros factores internos, como el desarrollo de sus infraestructuras y la eficiencia de la gestión de las mercancías, pueden marcar la diferencia entre puertos como principales puertas de entrada y de salida de esta carga. El EDI (Electronic Data Interchange) constituye una valiosa herramienta para optimizar las operativas de importación y exportación en los puertos. Los flujos de información que se producen entorno al movimiento de la carga en los puertos, y la participación de diferentes agentes públicos y privados, están impulsando el uso de la tecnología para el intercambio seguro de la documentación en el transporte marítimo. EDI permite la gestión eficiente de la información y cuantos más interlocutores de la cadena logística implementen este sistema de comunicación, mayores serán los beneficios.

Objetivos del intercambio electrónico de datos

El ecosistema logístico y en concreto el del transporte marítimo, requiere un control exhaustivo de la información que se transmite en varias direcciones y a diferentes agentes para que sus acciones confluyan en un mismo propósito: que la carga llegue a su destino en el tiempo previsto y sin coste añadido. Las soluciones EDI simplifican este intercambio de información, permitiendo la integración de los sistemas de información de todas las empresas participantes en la cadena logística, optimizando al tiempo sus operaciones y procesos de gestión.

• Automatizar la generación, envío, recepción y registro de los documentos intercambiados
• Reducir los tiempos de respuesta
• Mayor precisión de las gestiones
• Reducir los costos gracias a la optimización de los procesos
• Mejorar la atención a los clientes
• Beneficios del EDI para el sector marítimo

Aplicada al transporte marítimo, los beneficios del EDI se concretan en

• Reducir los tiempos de espera de la mercancía (barco, terminales, aduanas)
• Reducir el tiempo de las escalas de los buques
• Mayor rendimiento de las zonas de almacenamiento de la mercancía (terminales, depots, etc.)
• Agilizar y dotar de seguridad los trámites administrativos
• Reducir los errores al generar la información de manera automatizada
• Mayor control de la información y por tanto de la mercancía
• Visibilidad, seguimiento y trazabilidad de la carga
• Integrar toda la operativa intermodal: mar- puerto-tierra en un mismo flujo de comunicación
• Poder adaptar la estructura de los mensajes emitidos a novedades legislativas, técnicas, etc. del sector

Los actores y mensajes en el transporte marítimo

En el transporte marítimo de mercancías participan diferentes agentes, cada uno de ellos con una función específica: cargadores (importadores/exportadores), navieras, consignatarios, terminales, transitarios, transportistas terrestres, Autoridad Portuaria y aduanas, entre otros.

En el curso de la operativa se intercambian diferentes mensajes y documentos, específicos del sector marítimo. Gracias al uso de estándares como EDIFACT, X12, XML, etc, todos los actores pueden intercambiar transacciones mediante la transmisión segura de mensajes diseñados para su integración automática con los sistemas de gestión.

Se trata de mensajes estructurados, cada uno con un objetivo concreto. Por ejemplo: Booking e instrucciones de embarque. Mediante el intercambio de mensajes entre el transitario/agente de aduanas y el consignatario. Permite a las empresas transitarias y a los cargadores solicitar a las navieras una reserva de espacio para los contenedores que van a embarcar y recibir las correspondientes respuestas.

El flujo de booking basado en un intercambio de mensajes EDIFACT sería el siguiente:

• El transitario o agente de aduanas solicita al consignatario o naviera la reserva de espacio mediante el mensaje IFTMBF (International Forwarding and Transport Message Firm Booking) con su función de petición de booking;
• El consignatario confirma el booking al transitario/agente de aduanas a través de un mensaje IFTMBC (International Forwarding and Transport Message Booking Confirmation);
• El transitario envía las instrucciones de embarque con el mensaje IFTMIN (International Forwarding and Transport Message – Instructions) al consignatario.
• Tras el embarque de las mercancías el consignatario emite un borrador del conocimiento de embarque al transitario (Bill of lading o BL), mediante mensaje como IFTMCS (International Forwarding and Transport Message Contract Status).

¿Qué otras operaciones de la cadena logística pueden beneficiarse del uso del EDI?

Gestión de escalas de los buques

Mediante el intercambio de mensajes entre la naviera y la autoridad portuaria y otros organismos competentes (Capitanía Marítima, etc.), permite solicitar permiso de escala y atraque del buque y enviar la documentación necesaria para realizar la escala, así como recibir los permisos pertinentes. Se utilizan mensajes BERMAN (Berth Management message).

Envío de listas de carga y descarga de la mercancía

Mediante mensajes entre el consignatario y la terminal de carga. Permite a los consignatarios enviar la lista de carga y descarga del buque a las terminales, con los correspondientes acuses de recibo. Se utilizan los mensajes COPRAR (Container discharge/loading order message). Cuando finaliza la operativa de carga o descarga del buque por parte de la terminal, se envía un mensaje a la empresa consignataria, con el detalle de la carga o descarga efectuada. Se utilizan los mensajes COARRI (Container discharge/loading report).

Manifiesto de carga

Se trata de un requisito que permite controlar la salida de la mercancía de exportación o de transbordo, vía marítima. En este documento se detalla la relación de las mercancías que constituyen la carga y recoge los datos comerciales de las mercancías. La empresa consignataria debe presentar esta declaración ante la Autoridad Portuaria. Mediante mensajes IFCSUM (International Forwarding and consolidation summary message) y CUSCAR (Customs Cargo message). La respuesta de la Aduana se transmite mediante el mensaje CUSRES (Customs Response message).

Declaración aduanera

Se trata de un formulario que se presenta ante la Aduana para el despacho de la mercancía. La empresa transitaria o agente de aduanas puede presentar el Documento Único Administrativo (DUA) ante la Aduana. Mediante mensaje CUSDEC (Customs Declaration message). La Aduana emite y envía el Levante si las mercancías declaradas no deben someterse a inspección documental o física. Mediante mensaje CUSRES.

Notificaciones de despacho

Por otra parte, la Aduana notifica a la Autoridad Portuaria las declaraciones aduaneras despachadas y los contenedores a los que hacen referencia. Para ello se emplea una función específica del mensaje CUSRES.

EDICOM, especialista en EDI logístico

EDICOM, como proveedor especializado de soluciones EDI, trabaja con empresas del sector logístico y da respuesta a las necesidades específicas de su actividad. En un escenario tan complejo, resulta crítico contar con sistemas eficientes que automaticen los procesos de comunicaciones y declaraciones de movimientos de mercancías. Son muchas las compañías que, gracias al EDI, han optimizado las comunicaciones de las operaciones logísticas con su comunidad de clientes.

Con la solución en la nube de EDICOM podrá gestionar de forma ágil la totalidad de las transacciones de forma integrada desde su propio ERP. La aplicación garantiza la integración de los documentos electrónicos con su ERP, automatizando así los procesos de importación y exportación de registros a partir de los mensajes intercambiados con sus interlocutores. De esta manera, la generación de registros en el ERP a la recepción de las transacciones, y la construcción de éstas cuando son de salida, se realiza sin intervención humana, quedando perfectamente registradas en su sistema informático interno, conforme a sus procedimientos de gestión.

Además, la red privada EDICOMNet facilita la conexión con cualquier interlocutor para el intercambio de transacciones electrónicas en entornos B2B e incluye servicios de conectividad con administraciones públicas (organismos públicos, ayuntamientos, aduanas, etc).