España: La factura electrónica B2B cada vez más cerca

El proyecto de factura electrónica entre empresas en España se incluye en la Ley “Crea y Crece” aprobada en septiembre de 2022, que establece la facturación electrónica como el único sistema que podrá emplearse en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en España. Esta iniciativa garantizará una mayor agilidad y control de los pagos, que redundará en una reducción de la morosidad comercial y favorecerá el crecimiento empresarial.

Reglamento técnico de factura electrónica B2B en España

El 20 de junio de 2023 se publicó el Proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas en lo referido a la factura electrónica entre empresas y profesionales, y se abrió un plazo de audiencia pública para presentar observaciones, que finalizó el 10 de julio de 2023. Después de este periodo, el 2 de febrero de 2024, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y el Ministerio de Hacienda y Función Pública, presentaron a la Comisión Europea el borrador del desarrollo reglamentario de la Ley “Crea y Crece” en el que se incluyen modificaciones presentadas durante el plazo de audiencia pública y se regulan las obligaciones de facturación entre empresas y profesionales en España. 

*Las principales novedades son:

Estados de facturas

• Los destinatarios de facturas electrónicas deben comunicar el pago efectivo completo de estas o su rechazo a la solución pública, sin importar si se empleó la solución pública o una plataforma privada, o si los estados de la factura también se enviaron a través de estas últimas.
• Si el intercambio de facturas se realiza entre plataformas privadas, el destinatario de las facturas debe comunicar al emisor sobre el rechazo y pago efectivo, así como la aceptación de la factura. 
• La notificación de los estados de pagos se realizará a la solución pública y no se enviará al Suministro Inmediato de Información (SII).
• La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales desde la fecha del estado que se informa en cada caso. En ausencia de rechazo o de una factura rectificativa posterior, se presumirá que las facturas son aceptadas.

Formato de la solución pública

• El formato de sintaxis de la solución pública será Facturae. Entre plataformas privadas se podrá utilizar cualquier formato bajo una de las siguientes sintaxis: XML, UBL, EDIFACT o Facturae.

Mecanismos de comunicación de la solución pública

• La solución pública dispondrá de mecanismos para que los emisores de las facturas puedan comunicar voluntariamente el cobro o impago de las mismas.

Copias de facturas

• Las facturas intercambiadas entre plataformas privadas deben enviarse simultáneamente como una copia fiel y claramente identificada a la solución pública. El receptor dispondrá de mecanismos en la solución pública para descargar las facturas originales, las copias o ambas.

Plazos de tiempo para la notificación de estados de facturas

• Se establece un plazo de 12 meses para la notificación de estados de facturas para empresas con facturación superior a 8 millones de euros.
• Se establece un plazo adicional de 36 meses para la notificación de estados de facturas para empresas con facturación inferior a 8 millones de euros.

A partir de ahora, se abre un plazo para alegaciones de los estados miembros de la UE que finaliza el 6 de mayo de 2024. Una vez finalice este periodo de alegaciones, el borrador del desarrollo reglamentario pasará a manos del Consejo de Estado, el cual preparará la redacción definitiva y será presentado al Consejo de Ministros para su aprobación y posterior publicación en el BOE, iniciándose con ello los plazos de implementación previstos.

Ámbito de aplicación

Estarán obligados a emitir factura electrónica los empresarios y profesionales que deban expedir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional. Esta obligación no será aplicable cuando: 

• Una de las dos partes de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en el mismo un establecimiento permanente al que se dirija la facturación.
• Se trate de facturas simplificadas emitidas al amparo del (Art.4 RD 1619/2012), salvo que se trate de facturas simplificadas cualificadas a las que se refiere el artículo 7.2 del reglamento.

Plazos para la puesta en marcha de la factura electrónica en España

El Real Decreto entrará en vigor a los doce meses de su publicación en el BOE y será efectivo desde ese momento para empresas y profesionales. Por lo tanto, según el borrador presentado a la Comisión Europea, las fases de implementación son:  

• 12 meses para la emisión/recepción de facturas y notificación estados correspondientes de empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros desde la publicación definitiva del Real Decreto.
• 24 meses para la emisión/recepción de facturas de empresas cuya facturación anual sea inferior a los 8 millones de euros desde la publicación definitiva del Real Decreto.
• 36 meses para la notificación de estados correspondientes de empresas cuya facturación anual sea inferior a los 8 millones de euros desde la publicación definitiva del Real Decreto.

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del Real Decreto, las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones, deberán acompañarlas de una copia en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas, salvo cuando el destinatario de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

Funcionamiento del sistema de factura electrónica

El sistema español de factura electrónica B2B estará compuesto por el conjunto de plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas que cumplan con los requisitos establecidos en el real decreto y por la solución pública de facturación electrónica, que cumplirá la función de repositorio de facturas, y que será gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

La facturación electrónica podrá realizarse mediante plataformas privadas, mediante la solución pública o mediante la combinación de ambas vías.  Las empresas y los profesionales estarán obligados a emitir y transmitir las facturas electrónicas a sus clientes empresarios y profesionales y a recibirlas de sus proveedores a través de alguna de estas vías. Independientemente de la vía por la que se haga llegar la factura electrónica al cliente, todos los emisores de factura electrónica que no utilicen la solución pública de facturación electrónica, estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura en la sintaxis Facturae a la solución pública, que contenga los requisitos mínimos obligatorios definidos en el reglamento técnico de facturación electrónica.

Formatos de la factura

Las facturas electrónicas deberán cumplir los requisitos técnicos establecidos en el Real Decreto por el que se aprueba el desarrollo reglamentario que regula las obligaciones de facturación. Según el borrador remitido a la Comisión Europea de dicho reglamento, podrán emitirse bajo una de las siguientes sintaxis:

• Formato XML CII del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria.
• Formato UBL de factura y nota de crédito definidos en la norma ISO/IEC 19845:2015.
• Formato EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
• Formato Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas deberán garantizarse por alguno de los siguientes mecanismos:

• Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con el Reglamento eIDAS relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza.
• Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI) cuando se utilicen procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

Estados de la factura

Los destinatarios de facturas electrónicas, de acuerdo con lo establecido en el apartado 1 del artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, deberán informar al obligado a expedir la factura de los siguientes estados de la factura:

• Aceptación o rechazo comercial completo de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha. 

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados: 

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha. 
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha,
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso. 

Interoperabilidad entre plataformas de facturación electrónica

Los proveedores de plataformas privadas de facturación electrónica tendrán la obligación de interconectarse con cualquier otro operador de facturación electrónica privado que forme parte del sistema español de factura electrónica cuando así lo solicite uno de sus clientes. 

Alternativamente, y si el cliente lo permite, los operadores podrán utilizar la solución pública de facturación electrónica como medio de interconexión. En caso de utilizarse la solución pública para tal fin, será la plataforma de facturación electrónica privada designada por el receptor sobre la que recaiga la obligación de transformar el mensaje de factura electrónica para que se ajuste a la sintaxis y especificaciones técnicas acordados por las partes en el caso de que difiera del formato y especificaciones de la solución pública de facturación electrónica, preservando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Plataforma global de factura electrónica EDICOM

EDICOM, uno de los referentes internacionales en facturación electrónica, es el proveedor más utilizado por las empresas españolas para intercambiar facturas electrónicas entre sí. Nuestra plataforma es además una de las más empleadas por las compañías españolas y de todo el mundo para gestionar la facturación electrónica con administraciones públicas españolas, así como otros procedimientos telemáticos de carácter fiscal como el SII (Suministro Inmediato de la Información). 

En este sentido, EDICOM ofrece a sus clientes una solución global que cumple con todos los requerimientos técnicos establecidos en el sistema español de facturación electrónica o cualquier otro país del mundo.