Cómo es la factura electrónica en Colombia

La factura electrónica tiene un largo recorrido en Colombia. Ya en 1995 el gobierno le otorgó la misma validez que a la factura en papel, siendo de los primeros países de Latinoamérica en hacerlo. Tras varias iniciativas, 2015 marca una fecha clave en su desarrollo en el país, La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ponía en marcha el Sistema de Facturación electrónica – SFE. Desde su inicio, el nuevo sistema de facturación electrónica de Colombia ha realizado constantes mejoras e incorporando nuevos documentos tributarios a su esquema declarativo electrónico. Para lograr la adopción de la factura electrónica, así como de los nuevos documentos tributarios la DIAN ha ido estableciendo distintos cronogramas de masificación obligatoria de manera escalonada para de los contribuyentes.

Es por todo ello, que la factura electrónica en Colombia está en constante evolución y es el principal impulsor de la transformación digital del sistema tributario del país. Analizamos el funcionamiento de la factura electrónica y las principales novedades del sistema tributario electrónico colombiano.

Cambios en la Factura Electrónica en Colombia según la Resolución 000119/2024

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia ha publicado la Resolución 000119/2024, que modifica ciertos aspectos de la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023. 

Principales cambios presentados en la resolución:

• Equivalencia: Los contribuyentes ahora tienen la opción de emitir una factura de venta electrónica o un documento equivalente electrónico para las operaciones realizadas.
• Prórroga documentos equivalentes: Se ha modificado el calendario de implementación, otorgando una prórroga de tres meses para la generación y transmisión de forma electrónica de ciertos Documentos Equivalentes. 

Para los documentos equivalentes electrónicos de servicios públicos domiciliarios, el tiquete de transporte de pasajero y el extracto la fecha máxima de implementación ha sido prorrogada del 1 de agosto de 2024 al 1 de noviembre de 2024. 

• Generación del Documento Equivalente para la Reserva de Tiquetes Aéreos: Se establece un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir de la reserva realizada en el Global Distribution System (GDS), para la generación del documento equivalente electrónico de tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. 

Actualización en la validación del documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar en Colombia

Desde el 10 de noviembre de 2024, se genera un rechazo automático al transmitir un documento soporte en adquisiciones realizadas a sujetos no obligados a expedir factura si el tipo de documento del vendedor no coincide con un valor válido establecido. De acuerdo con la resolución 00167 de 2021, el tipo de documento del vendedor debe alinearse con los códigos especificados en la tabla 16.2.1 (Tipo de identificador fiscal) del anexo técnico 1.0.

Los documentos de no residentes que no cumplan con esta normativa serán rechazados, conforme a las disposiciones vigentes para el documento soporte en adquisiciones con sujetos exentos de facturación electrónica.

Ampliación del plazo de implementación del RIPS como soporte de la factura electrónica en el sector salud

El Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia ha publicado la resolución nº1884 que extiende el plazo de transición para la implementación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como soporte de la Factura Electrónica de Venta (FEV) en el sector salud.

El nuevo cronograma plantea una implementación gradual en tres fases, según la complejidad de los servicios prestados por las entidades de salud:

• Grupo 1: Prestadores con servicios de alta complejidad. Su implementación comenzará el 1 de octubre de 2024, con asistencia técnica obligatoria hasta el 30 de noviembre de 2024.
• Grupo 2: Prestadores con servicios de mediana complejidad. La implementación se iniciará el 1 de febrero de 2025, con asistencia técnica desde diciembre de 2024.
• Grupo 3: Prestadores de baja complejidad y profesionales independientes. La implementación arrancará el 1 de abril de 2025, con asistencia técnica previa entre febrero y marzo de 2025.

Además, si algún proceso de validación del RIPS es rechazado, las entidades deberán completar el proceso de facturación electrónica sin los campos adicionales del sector salud y remitir los RIPS conforme a la Resolución 3374 de 2000. Estas entidades tendrán un mes desde la vigencia de la norma para implementar mejoras y cumplir con el estándar.

Por otro lado, los prestadores de salud y demás pagadores tendrán hasta el 31 de diciembre de 2025 para remitir los RIPS de las atenciones prestadas antes de la vigencia de la norma, conforme a su periodicidad habitual.

Finalmente, los nuevos prestadores que ingresen al Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) después del 2 de septiembre de 2024 deberán iniciar la transmisión de archivos a la plataforma de validación a partir del 1 de abril de 2025.

Sistema de Facturación Electrónica – SFE

El Sistema de Facturación Electrónica de Colombia sigue un modelo de validación previa. Las facturas electrónicas, así como el resto de los documentos tributarios electrónicos deben ser declarados previamente a la DIAN para su validación. Una vez validados por la DIAN, estos son enviados por el emisor al cliente.

El Sistema de Facturación Electrónica contempla:

• Factura electrónica de venta.
• Reporte para validación de facturas de talonario o de papel expedidas por inconvenientes de tipo tecnológico del facturador.
• Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
• Documento Soporte de Adquisiciones con no obligado.
• Registro de Facturas Electrónicas de Venta Como Título Valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes.

Facturas electrónicas de venta

De todos los documentos tributarios que componen el sistema de facturación electrónica, es la facturación electrónica de venta la más extendida la encontrarse en las fases finales de su masificación. Actualmente la factura electrónica de venta es obligatoria para los siguientes contribuyentes:

• Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
• Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
• Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT. O personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:
  • Con más de un establecimiento de comercio.
  • Explotación de intangibles.
  • Usuarios aduaneros.
• Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
• Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST.

Dentro de la factura electrónica de venta, se incluyen las facturas electrónicas de crédito, de débito y facturas de exportación.

Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

Los Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica han sido recientemente introducidos en el Sistema de Facturación Electrónica. El uso de las nóminas electrónicas es obligatorio para las personas que requieran este documento como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, en sus declaraciones de renta. Todas aquellas empresas sujetas al pago del impuesto sobre la renta y el IVA que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal deben emitir obligatoriamente nóminas electrónicas. 

El proceso de emisión de nóminas electrónicas establecido por la DIAN contempla por un lado la emisión de nómina electrónica, llamadas Documentos soporte de pago de nómina electrónica y, por otro lado, notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica, que son documentos electrónicos que deben emitirse para rectificar o modificar las nóminas electrónicas en caso de error.

Ambos documentos deben ser firmados electrónicamente por las empresas y remitidos a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de los sueldos.

Flujo de emisión de nóminas electrónicas

A partir de la información obtenida del BPO o software de nómina, la solución de Global Compliance de EDICOM genera las nóminas electrónicas y las transmite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, siguiendo los requisitos legales y técnicos especificados. La DIAN genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación con el valor «Documento validado por la DIAN».

Con la validación obtenida, la plataforma de EDICOM integra el mensaje de la DIAN en el BPO de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados. Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad. Este flujo de emisión es equivalente en el caso de las notas de ajuste.

¿Cómo se debe declarar el doumento de nómina electrónica en Colombia?

Conforme el artículo 3 de la resolución 000013 de 2021, el documento de soporte de la nómina electrónica debe ser generado mensualmente, independientemente de que la empresa o el sujeto en cuestión realice pagos en periodos diferentes o inferiores a los pagos quincenales.

El plazo para la transmisión de la nómina electrónica y las notas de ajuste al documento se enmarca dentro de los 10 primeros días del mes siguiente, al cual corresponde el pago o abono en cuenta. La nómina electrónica no puede ser presentada de forma consolidada anualmente y enviarse al final del periodo gravable.

Registro de Facturas Electrónicas de Venta Como Título Valor (RADIAN)

La DIAN ha implementado una plataforma llamada RADIAN para el registro de facturas electrónicas de venta como títulos valores. Para que una factura de venta sea considerada un título valor, debe cumplir con una serie de requisitos técnicos y comerciales, además de ser registrada en la plataforma RADIAN y validada por la DIAN.

La gestión del factoring en Colombia está regulada por la DIAN a través de la plataforma RADIAN. El registro de la Factura Electrónica de Venta como Título Valor es obligatorio y debe realizarse exclusivamente en este sistema.

Los eventos son un elemento clave en el sistema RADIAN. A través de la generación de estos eventos, un contribuyente puede inscribir la factura electrónica como título valor en RADIAN, permitiendo así realizar operaciones de factoring. Estos eventos corresponden a mensajes electrónicos definidos dentro del ecosistema RADIAN, que deben ser firmados digitalmente por el emisor.

Para ser usuario de RADIAN, es necesario indicar el tipo de software que se utilizará para la generación, transmisión, validación y entrega de los eventos asociados a la factura electrónica de venta como título valor. Este software debe ser registrado y, en caso de ser proporcionado por un proveedor tecnológico, se debe verificar que dicho proveedor esté previamente habilitado por la DIAN para prestar servicios de facturación electrónica y registro de eventos en RADIAN.

Con la Resolución 000015 y la publicación de la Resolución 000085, la práctica del factoring electrónico en Colombia queda regulada, incluyendo el registro de estas operaciones en formato electrónico a través de la plataforma RADIAN.

Solución de factura electrónica preparada para el factoring en Colombia

EDICOM, como Proveedor Tecnológico Autorizado por la DIAN, ofrece una solución de factura electrónica certificada que permite la emisión y recepción de facturas, además de ofrecer funcionalidades como la generación, transmisión, entrega y registro de eventos en RADIAN de manera integrada y automática con su sistema de gestión interno:

• Gestión del intercambio de mensajestanto con el emisor como con la DIAN, asegurando que una factura pueda ser considerada como Título Valor (incluyendo acuses de recibo y aceptación tácita o expresa).
• Una vez se cumplen los requisitos tributarios y comerciales especificados por la DIAN, la factura se registra en la plataforma RADIAN.
• La solución de EDICOM se conecta con la plataforma para la emisión y consulta de los eventos que brindan información sobre el estado del documento como título valor.

Documentos equivalentes electrónicos

El nuevo documento P.O.S. es un documento equivalente a la factura electrónica de venta, generado a través de software y validado previamente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) pero se utilizan aquellas situaciones donde el proveedor no está obligado a expedir una factura electrónica.

Calendario de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., de acuerdo con la calidad de contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios:

- GRUPO 1 - 1 de mayo de 2024: Grandes Contribuyentes
- GRUPO 2 - 1 de junio de 2024: Declarantes del impuesto sobre la renta que no tenga la calidad de Grandes Contribuyentes
- GRUPO 3 - 1 de julio de 2024: No declarantes del impuesto de renta y Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas.

Calendario de implementación para los otros documentos equivalentes electrónicos:

• El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros - 1 de septiembre de 2024
• Instrumento en juegos de azar - 1 de septiembre de 2024
• El documento en juegos localizados - 1 de septiembre de 2024
• Peajes - 1 de octubre de 2024
• Comprobante - Bolsa de valores - 1 de octubre de 2024
• Comprobante - Bolsa agropecuaria - 1 de octubre de 2024
• Boleta de ingreso a espectáculos- 1 de noviembre de 2024
• Boleta de ingreso al cine - 1 de noviembre de 2024
• Servicios públicos domiciliarios - 1 de noviembre de 2024
• El tiquete de transporte de pasajeros - 1 de noviembre de 2024
• El extracto - 1 de noviembre de 2024

EDICOM, proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la factura electrónica

EDICOM es proveedor autorizado de factura electrónica en Colombia. Para obtener dicha autorización por parte de la DIAN, EDICOM ha superado todos los criterios que se establecen en el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015:

• Tener vigente y actualizado el Registro Único Tributario (RUC).
• Ser responsable del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.
• Disponer de la acreditación ISO 27001 sobre sistemas de gestión de la seguridad de la información.
• Certificación del estado financiero de la empresa, firmada por un contador público o revisor fiscal, que evidencia un patrimonio líquido superior a 20.000 UVT (Unidad de Valor Tributario) y unos activos fijos superiores a 10.000 UVT.
• EDICOM garantiza el cumplimiento de los requisitos establecidos por la DIAN para expedir una factura electrónica, recogidos en el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015:
• Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
• Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Cumplir requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 ET.
• Incluir firma digital o electrónica que garantice autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma definida por la DIAN.
• Incluir el Código Único de Factura Electrónica.

El hecho de EDICOM sea proveedor autorizado de factura electrónica por la DIAN, le permite ofrecer la solución tecnológica más completa para el intercambio de documentos electrónicos en Colombia. Además la plataforma de global invoicing de EDICOM, es capaz no solo de cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN en Colombia, sino también por la mayoría de autoridades fiscales de toda la Latinoamérica, Europa y Asia.

EDICOM ha desarrollado soluciones de e-Invoicing para el envío y recepción de facturas electrónicas, adaptadas a las especificaciones de los países de origen y destino en los que operan sus clientes. La plataforma se integra en el ERP o sistema de gestión interno de la empresa, que automatiza la factura electrónica cumpliendo con todos los requisitos legales en cualquier país del mundo