Cómo integrar la FEL de Guatemala a través de soluciones EDI
El 17 de marzo EDICOM impartió el webinar "Integración de la Factura Electrónica en Línea (FEL) y automatización con EDI" organizado por GS1 Guatemala.
El objetivo de este webinar es dar a conocer soluciones que permitan a los contribuyentes automatizar e integrar todo el proceso de facturación electrónica con sus sistemas internos.
Guatemala se ha sumado con determinación a la lista de países latinoamericanos que apuestan decididamente por el uso de la factura electrónica. Los beneficios que aportan el uso de estas tecnologías a empresas, entidades tributarias y, a la sociedad en general, han sido determinantes a la hora de implementar un modelo de factura electrónica de referencia en la región.
El uso del intercambio de información por medios electrónicos se traduce en un mayor control fiscal y en mejoras operativas para los emisores y receptores. Las ventajas son todavía más relevantes si se gestiona tanto la emisión como la recepción de facturas electrónicas en línea de manera integrada desde el ERP, generando una importante reducción de tiempos tanto en el envío como en la tramitación del cobro. Mayor será igualmente la seguridad respecto a la certeza de recepción por parte del cliente y prácticamente nula la posibilidad de incurrir en errores humanos, al desaparecer casi en su totalidad la gestión manual de estos procesos.
De otra parte, la integración de las facturas recibidas en los sistemas de cuentas a pagar derivará en notables mejoras para las empresas pagadoras al permitir una automatización de sus procesos de compras. Esta automatización podría incluir la casación de las facturas con las órdenes de compra asociadas y, también, la posibilidad de implementar flujos de aprobación internos mediante firma electrónica adaptados a la estructura departamental de su empresa.
La Factura Electrónica en Línea supone, más allá de una obligación en Guatemala, una oportunidad para impulsar la digitalización de su tejido empresarial. En la medida en que las compañías se ven inmersas en la necesidad de realizar inversiones para hacer eficiente el proceso de tramitación de estos documentos, es más que razonable contemplar proyectos adicionales que permitan su optimización. Tal es el caso de las soluciones EDI (Electronic Data Interchange) que permiten implementar flujos completos de intercambio de documentos comerciales más allá de la factura.
Una solución EDI como la ofrecida por EDICOM permitirá a las empresas clientes, no solo recepcionar sus FEL con acuerdo a las especificaciones técnicas y fiscales definidas por la SAT, sino que facilitará la automatización de la emisión de las órdenes de compra o avisos de embarque asociados a cada operación, simplificando así las labores de cotejo e integración de todo el proceso de compra.
El proveedor que cuente igualmente con una solución EDI integrada automatizará la recepción de sus pedidos facilitando directamente en su sistema de gestión, y podrá por tanto simplificar la tarea de emitir y enviar sus facturas electrónicas con acuerdo a las normas vigentes en cada momento. Generar y enviar sus FEL será tan sencillo en este caso como dar por tramitada una orden recibida para, al momento, hacer llegar la factura asociada al cliente conforme a las especificaciones legales y comerciales que deban ser tenidas en consideración.