Objetivos y beneficios de la factura electrónica en Colombia

El proyecto de masificación impulsado desde 2015 por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha generado una ingente cantidad de titulares y noticias de actualidad en Colombia en los últimos tiempos. Sin embargo, la factura electrónica en Colombia no es un tema nuevo, dado que Colombia cuenta con un sistema propio desde hace ya veinticinco años. En este post, analizamos brevemente la evolución del sistema colombiano, así como los objetivos y beneficios de la factura electrónica en el país. 

Evolución de la factura electrónica en Colombia

En 1995, el artículo 37 de la Ley 223, equiparaba la factura electrónica con la factura en papel otorgándole el mismo valor. Un año después, se realizaron los primeros pilotos exploratorios acerca de esta tecnología.
Fue necesario esperar hasta 2007 para regular la factura electrónica, momento en el que se aprobaron dos normas esenciales: el Decreto 1929 y la Resolución 14465. La primera norma definía la factura electrónica y explicaba cómo debía realizarse su expedición, entrega, aceptación y conservación por medios digitales. La resolución 14465 definió las especificaciones técnicas de este sistema. Sin embargo, las características del sistema dificultaron su adopción. La necesidad de establecer acuerdos con los clientes, o la inexistencia de un estándar de referencia que fomentase la interoperabilidad, supusieron dos frenos importantes para la adopción de la factura digital por parte de los emisores colombianos. Por lo que no fue hasta 2015 con la aprobación del Decreto 2242 que la factura electrónica se ve realmente impulsada. 
El nuevo proyecto, inspirándose en las iniciativas de países del entorno como Chile, Brasil o México, establecía un proceso de gradual de masificación electrónica atendiendo a criterios como los ingresos, el nivel de riesgo, la ubicación, etc. Además, corregía los fallos detectados en el sistema anterior, como la adopción de un estándar de emisión común a todos los contribuyentes basado en un formato XML firmado digitalmente. 
En 2016, se inicia el proyecto piloto en el que participaron un total de 58 empresas colombianas, y en el que EDICOM colaboró activamente con el fin de detectar y corregir posibles errores en el modelo de facturación. En 2017 aquellas empresas que habían solicitado rangos de numeración para factura electrónica conforme al decreto 1929, fueron las primeras en estrenar el nuevo sistema FEL. Al año siguiente le siguieron las empresas que habían expedido más de 3 millones de facturas durante el 2017. Y finalmente, en 2019 arrancaba el calendario de masificación para resto de contribuyentes siguiendo el cronograma establecido por la DIAN, que concluía en 2020 con la incorporación del 100% de los contribuyentes. 

La implementación de la factura electrónica persigue una serie de objetivos y beneficios que detallamos a continuación. 

Objetivos del Gobierno de Colombia con la factura electrónica

• Control fiscal. El gobierno colombiano tratará de reducir a la mitad la evasión de impuestos utilizando el sistema electrónico. La factura electrónica es una herramienta imprescindible para evitar la fuga tributaria y optimizar el proceso de recaudación. La DIAN calcula que, al año, el Gobierno colombiano deja de ingresar 15 billones de dólares en concepto de IVA, un 22 %, cifra que aumentaría hasta el 40 % según cálculos del Fondo Monetario Internacional.
• Masificación de la factura electrónica. Colombia sigue la senda de otros países de América Latina como México, Brasil o Chile, líderes en el desarrollo de la administración electrónica. La facturación electrónica es una pieza clave hacia el e-Goverment y el paperless. En este sentido, para el país, los beneficios de incorporar la factura electrónica se traducen en:
• Ahorro de costes, derivados de la eliminación del papel, de las gestiones manuales y reducción de errores por la automatización de los procesos.
• Beneficios medioambientales por la reducción de las emisiones de CO2, reducción del consumo de papel y de los costes energéticos del transporte.
• Agilidad en los trámites por la automatización de las operaciones.
• Aumento de la seguridad de los procedimientos por la implementación de mecanismos de autenticidad como la firma electrónica.
• Fomento de la transparencia contable y fiscal.
• Incentivo de las inversiones extranjeras y de la competitividad del país gracias al control fiscal.  

Beneficios de la factura electrónica para las empresas contribuyentes

La implementación de la factura electrónica como modelo de facturación conlleva numerosas ventajas para las empresas y que, en última instancia, suponen un ahorro de costes. Por ello, la inversión en tecnología que requiere incorporar este sistema es muy rentable.

• Ahorro de costes directos por la eliminación del papel, la impresión, el envío de las facturas y su almacenamiento.
• Incremento de la productividad del departamento de administración que, gracias a la automatización de este proceso, cuenta con más tiempo para realizar otras tareas.
• Automatización e integración en los procesos de recepción de las facturas. El origen electrónico del documento permite la integración automática en el sistema y, por tanto, su contabilización, dejando las facturas listas para su pago sin prácticamente intervención humana.
• Mayor eficiencia y eliminación de errores humanos, como consecuencia de la automatización y de un tratamiento plenamente integrado. Las facturas electrónicas pueden generarse y transmitirse automáticamente del proveedor al destinatario. Así, la mayor parte de los beneficios económicos no se deben al ahorro en material impreso y en costes de envío, sino más bien a la total automatización e integración del proceso entre los interlocutores comerciales, desde la orden de pedido hasta el pago.
• Menores tiempos de entrega y cobro de facturas. La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la inmediatez de estos, y la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de las facturas.
• Mayor seguridad. El envío de facturas se realiza empleando redes privadas o protocolos específicos como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc. Además, con los sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.
• Almacenamiento ágil, seguro y legal. Los documentos originales y firmados quedan resguardados durante, como mínimo, el tiempo que establece la legislación vigente. Esto disminuye los costes de almacenamiento y, además, facilita la consulta de las antiguas facturas.
• Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos gracias al almacenamiento seguro y la consulta digital de las facturas.

EDICOM, proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la factura electrónica

EDICOM es proveedor autorizado de factura electrónica en Colombia. Para obtener dicha autorización por parte de la DIAN, EDICOM ha superado todos los criterios que se establecen en el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015:

• Tener vigente y actualizado el Registro Único Tributario (RUC).
• Ser responsable del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.
• Disponer de la acreditación ISO 27001 sobre sistemas de gestión de la seguridad de la información.
• Certificación del estado financiero de la empresa, firmada por un contador público o revisor fiscal, que evidencia un patrimonio líquido superior a 20.000 UVT (Unidad de Valor Tributario) y unos activos fijos superiores a 10.000 UVT.

EDICOM garantiza el cumplimiento de los requisitos establecidos por la DIAN para expedir una factura electrónica, recogidos en el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015:

• Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
• Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Cumplir requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 ET.
• Incluir firma digital o electrónica que garantice autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma definida por la DIAN.
• Incluir el Código Único de Factura Electrónica.

EDICOM es líder internacional en facturación electrónica, y ha desarrollado soluciones de e-Invoicing para el envío y recepción de facturas electrónicas, adaptadas a las especificaciones de los países de origen y destino en los que operan sus clientes. La plataforma se integra en el ERP o sistema de gestión interno de la empresa, que automatiza la factura electrónica cumpliendo con todos los requisitos legales en cualquier país del mundo, entre ellos, Colombia. Esta adaptación implica aspectos legales que pueden afectar al proceso de firma, declaración y almacenamiento de las facturas, y a aspectos técnicos relacionados con el formato de los documentos o los protocolos de comunicación a emplear.