Conservación y digitalización de documentos electrónicos en México

Almacenamiento electrónico certificado: ¿En qué consiste? 

El almacenamiento electrónico de larga duración con valor probatorio se refiere a la práctica certificada de preservar documentos digitales durante períodos extensos. Este servicio de conservación electrónica garantiza la autenticidad, integridad y disponibilidad de todos los tipos de documentos almacenados, en total cumplimiento de los estándares de seguridad más rigurosos.

Conservación y digitalización de mensajes de datos electrónicos bajo la normativa NOM-151 

La conservación electrónica de documentos a largo plazo con valor probatorio, conforme a la normativa NOM 151, representa una práctica esencial en la gestión documental moderna. La NOM 151 establece directrices específicas para el almacenamiento electrónico certificado de documentos digitales, y su cumplimiento es crucial para las organizaciones que desean preservar la autenticidad, integridad y disponibilidad de estos documentos a lo largo del tiempo.

La normativa NOM 151 impone estándares rigurosos de seguridad, lo que significa que el servicio de conservación electrónica debe estar diseñado para resistir cualquier amenaza a la integridad de los documentos, ya sean de origen administrativo, fiscal, legal o cualquier otro tipo. Cumplir con los requisitos de la NOM 151 garantiza que los documentos conservados electrónicamente mantengan su valor probatorio, lo que es de vital importancia en el contexto legal y regulatorio.

La NOM 151 también promueve la sostenibilidad y la eficiencia operativa al reducir la necesidad de impresiones en papel y el uso de recursos físicos. La digitalización y conservación electrónica bajo la normativa NOM 151 no solo cumple con los estándares legales, sino que también contribuye a una gestión más ecológica de la información.

EDICOM se convirtió en el primer Prestador de Servicios de Certificación (PSC) en México en ser acreditado como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) para llevar a cabo la digitalización de documentos. A través de un cotejo certificado, aseguramos que las representaciones digitales sean una reproducción precisa de los documentos originales, al mismo tiempo que certificamos la inalterabilidad y fidelidad tanto de los documentos impresos en papel como de sus versiones digitales. Esto permite proceder a la destrucción segura de los documentos en papel, cumpliendo con los estándares de integridad y legalidad exigidos en el proceso.

¿Qué funciones tiene un Proveedor de Servicios de Certficación (PSC) en México? 

¿Cómo funciona el servicio para la conservación de mensajes de datos NOM151?

El servicio para la conservación de mensajes de datos bajo la normativa NOM 151 es una pieza fundamental en el entorno empresarial actual, donde la gestión y resguardo de documentos digitales es esencial. Su funcionamiento se basa en la implementación de soluciones tecnológicas avanzadas que garantizan la preservación a largo plazo de mensajes electrónicos con valor probatorio. En primer lugar, se procede a la captura y digitalización de los documentos, asegurando la autenticidad y la integridad de estos. 

Posteriormente, estos documentos son almacenados de manera segura en entornos especialmente diseñados para cumplir con los rigurosos estándares de seguridad establecidos por la normativa NOM 151. 

Durante todo el proceso, se aplican técnicas de cifrado y autenticación para proteger la información, y se establecen mecanismos de control que garantizan la disponibilidad y accesibilidad de los documentos cuando sea necesario. De esta manera, el servicio para la conservación de mensajes de datos bajo la NOM 151 ofrece una solución integral que permite a las organizaciones cumplir con los requerimientos normativos, al tiempo que simplifica la gestión documental y protege la integridad de la información crítica.

EDICOM, como PSC acreditado por la Secretaría de Economía, ofrece herramientas que permiten integrar aplicaciones de gestión como ERP’s, sistemas contables o gestores documentales para automatizar la obtención de Constancias de Conservación de Mensajes de Datos NOM-151.

Digitalización y Cotejo Certificado de Documentos

La digitalización completa de una bodega de papel es un proceso fundamental en la era contemporánea de la gestión documental. En consonancia con la normativa NOM151, que establece pautas y requisitos específicos, este proceso implica la transformación de documentos en formato físico en mensajes de datos electrónicos, otorgando a los originales electrónicos un valor probatorio idéntico al de sus contrapartes en papel. La conservación adecuada de estos documentos digitalizados conlleva un riguroso proceso de digitalización y cotejo que, una vez completado de manera satisfactoria, permite la destrucción legal de los documentos originales en papel, optimizando el espacio de almacenamiento y reduciendo riesgos asociados a la conservación física.

Es importante destacar que, de acuerdo con la normativa, el proceso de digitalización debe ser sometido a la verificación de un Tercero Legalmente Autorizado. Este tercero desempeña un papel crucial al certificar de manera fehaciente el origen y la integridad de la información contenida en los documentos digitalizados, garantizando su autenticidad y confiabilidad. El servicio de cotejo de documentos digitalizados, llevado a cabo por este tercero, es un paso esencial para cumplir con las disposiciones normativas y asegurar la adecuada gestión de documentos en un entorno digital, proporcionando a las organizaciones la tranquilidad y la confianza necesarias en el manejo de su valiosa información.

Proceso íntegro de digitalización, cotejo y resguardo de archivo electrónico

1. Digitalización: El proceso de digitalización se inicia con la implementación de un proyecto integral, en el cual el comerciante emplea tecnología de digitalización avanzada. Esta tecnología permite la conversión de documentos analógicos en mensajes de datos, cumpliendo con las especificaciones detalladas en la normativa NOM151. Cada documento analógico es escaneado y procesado de manera precisa, garantizando que su versión digital sea fiel a la original. Este proceso es esencial para la transición hacia una gestión documental más eficiente y libre de papel.
2. Cotejo Certificado: Como un Tercero Legalmente Autorizado, EDICOM asume un papel fundamental en el proceso de digitalización. La empresa realiza un minucioso cotejo del 100% de las digitalizaciones de cada lote de documentos. Este cotejo implica la comparación detallada entre el documento original y su representación digital, asegurando que no haya discrepancias ni alteraciones en el proceso de digitalización. Una vez se verifica la completa coincidencia, EDICOM emite una certificación que valida la autenticidad y la integridad de los documentos digitales.
3. Emisión de Constancias de Conservación: Tras la exhaustiva verificación de que los documentos originales se han digitalizado con precisión y no han sufrido modificaciones, EDICOM PSC procede a emitir constancias de conservación. Estas constancias son documentos electrónicos que certifican que las copias digitales tienen el mismo valor probatorio que los documentos en papel. Para asegurar la inalterabilidad en el tiempo, se aplica una firma digital y un sello de tiempo, lo que brinda una capa adicional de seguridad y garantía en la gestión documental.
4. Resguardo de Larga Duración: EDICOM ofrece un servicio completo de almacenamiento a largo plazo para los documentos digitales. Estos documentos se resguardan junto con las solicitudes de conservación y las constancias NOM151, todo bajo un único expediente. Este expediente es sometido a auditorías periódicas de conservación para garantizar su integridad y disponibilidad a lo largo del tiempo. Este enfoque integral asegura que las organizaciones cumplan con los requisitos de conservación establecidos por la normativa NOM151 de manera confiable y segura.

EDICOM Long-Term Archiving (EDICOMLta)

EDICOMLta (Long-Term Archiving) es el servicio de almacenamiento electrónico certificado de larga duración desarrollado y ofrecido por EDICOM en calidad de prestador cualificado de servicios de confianza. 

EDICOMLta es una plataforma certificada para el resguardo de documentos electrónicos durante el periodo de tiempo que requieran las compañías o determine la legislación. Puede almacenar cualquier tipo de documento y en cualquier formato. 

Esta plataforma garantiza la disponibilidad, la integridad, la autenticidad y a seguridad de los documentos almacenados. Para ello, asegura el acceso permanente y la recuperación de la totalidad de los documentos cargados en la plataforma, así como una gestión de las evidencias que permite demostrar la integridad de los documentos conservados digitalmente desde una perspectiva legal. Una evidencia informática es un fichero que justifica con validez jurídica una operación realizada sobre un documento.
 

“EDICOMLta es una solución certificada de almacenamiento electrónico que preserva los documentos manteniendo su integridad y autenticidad a lo largo del tiempo.”

El papel activo de EDICOM como prestador cualificado de servicios de confianza implica la realización de auditorías continuas sobre los registros archivados, conforme a normas internacionales (XSADEsLT e ISO14641) y regulaciones locales cuando corresponda. Todo ello con el objetivo de otorgar a los documentos preservados la categoría de originales electrónicos con carga probatoria, lo que los hace válidos ante terceros y autoridades.

En el caso de México, EDICOMLta cumple con todos los requisitos  en lo referente a la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016. Los documentos archivados en EDICOMLta tendrán garantizada su integridad, autenticidad y accesibilidad, siempre cumpliendo con los más exigentes estándares de seguridad.

Ventajas de EDICOMLta 

• Integridad y autenticidad: EDICOM implementa sistemas de firma cualificada y de sello electrónicos de tiempo cualificado (timestamp), que cumplen tanto con los requerimientos establecidos por la NOM 151 para los servicios cualificados de confianza, como con los requerimientos establecidos por la ley italiana para la conservación digital a norma.
• Consulta y trazabilidad: Todos los documentos electrónicos se clasifican y tipifican en la plataforma en base a metadatos. Estos metadatos permiten definir la trazabilidad entre los documentos y facilitan la consulta y recuperación inmediata dentro de la plataforma.
• Jerarquización de los documentos: EDICOMLta permite preservar el ciclo completo seguido por cada documento electrónico.
• Archivo legal: Los archivos electrónicos se almacenan en el Data Processing Center (DPC) de EDICOM bajo estrictas medidas de seguridad. 
• Auditoría del documento: Las firmas y sellos electrónicos de los documentos se someten a controles periódicos con el fin de mantener los atributos de integridad y autenticidad.
• Accesibilidad y gestión: EDICOMLta permite la integración con los sistemas de gestión internos de las empresas (ERP, CRM o SCM, entre otros) o con las soluciones de EDI y Factura Electrónica de EDICOM, lo que automatiza la conservación de estos documentos electrónicos.
• Redundancia: EDICOM almacena los archivos electrónicos en dos DPC de forma redundante para aumentar la seguridad y grantizar una disponibilidad de servicio del 99,9%.