Ventajas del uso del sello electrónico de tiempo en sus documentos
La digitalización requiere de nuevos mecanismos que acrediten la veracidad de la información. La firma, el sellado, el cotejo o el registro de entrada de los documentos físicos deben tener la misma validez y respaldo legal cuando se opera en el plano digital. Existen sistemas para preservar la confidencialidad, integridad y autenticidad. El sellado electrónico de tiempo, ofrecido por un proveedor de servicios de confianza es uno de ellos.
El sello del tiempo (Timestamping) constata la existencia de unos datos y que no se han alterado durante un periodo de tiempo. Este sistema se enmarca en los servicios de confianza para las transacciones electrónicas y que en Europa está regulado por el reglamento eIDAS, Reglamento No 910/2014. Esta normativa es el marco jurídico para que las transacciones electrónicas entre los ciudadanos, las empresas y el Sector Público sean más seguras.
Además del sellado del tiempo, eIDAS regula otros mecanismos de identificación como la firma o el sello electrónicos con el fin de procurar una interacción segura en el entorno digital.
eIDAS también regula la figura del prestador cualificado de servicios de confianza: una persona física o jurídica que presta servicios de confianza. Debe tener la capacidad técnica y las certificaciones exigidas para aplicar los mecanismos de confianza a las transacciones electrónicas.
En el sello del tiempo electrónico, el prestador cualificado de servicios de confianza actúa como una tercera parte que testifica la existencia de unos determinados datos electrónicos en una fecha y hora concretos.
Ventajas de aplicar el sello electrónico del tiempo
- Proporciona garantías jurídicas. Un sello electrónico de tiempo proporciona a los documentos una prueba legal de que han permanecido inalterados desde el momento en que se aplicó este mecanismo de seguridad.
- Integridad. También garantiza la integridad total de un documento archivado, garantizando que su contenido no ha sido modificado o alterado desde el momento en que se aplicó el sello de tiempo.
- Mejora la competitividad de la empresa u organización que los utilizan porque ofrecen seguridad de cara a sus clientes y proveedores.
¿Cómo se aplica el sello electrónico de tiempo?
EDICOM ofrece servicios de Sellado de tiempo electrónico como Autoridad de Certificación y Proveedor de Servicios de Confianza eIDAS y Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) por el SAT de México.
El Reglamento eIDAS establece que un sello de tiempo electrónico cualificado debe cumplir con estos requisitos:
Vincular la fecha y hora con los datos de forma que se elimine razonablemente la posibilidad de modificar los datos sin que se detecte.
Basarse en una fuente de información temporal vinculada al Tiempo Universal Coordinado.
Haber sido firmada mediante el uso de una firma electrónica avanzada o sellada con un sello electrónico avanzado del prestador cualificado de servicios de confianza o por cualquier método equivalente.
El procedimiento para solicitar la aplicación del Timestamping sería: presentar el resumen, huella o hash del documento. Una vez recibido, EDICOM aplica el servicio de Sellado de tiempo electrónico como Autoridad de Certificación. Añade la firma de EDICOM en calidad de Autoridad de Certificación, así como su certificado; y se envía al cliente.
El sello electrónico del tiempo tiene muchas aplicaciones
Existen muchas actividades y relaciones tanto en el ámbito privado como público que precisan de este mecanismo de certificación o su aplicación es garantía ante situaciones de controversia.
Mientras que la firma electrónica es un mecanismo de certificación que brinda autenticidad, integridad y no repudio, sin un sello electrónico del tiempo, el factor de la hora y/o fecha en la que fue firmado el documento no queda legalmente acreditado, así como tampoco se puede asegurar que el documento no haya sido alterado desde que fue presentado a la Autoridad de Sellado de Tiempo.
En cualquier proceso en el que sea clave certificar que unos determinados datos digitales o que un documento existía en un momento dado en la forma en que fue presentada, es donde el sello electrónico de tiempo cumple con su función.
Uno de los usos más extendidos del sello de tiempo es en el proceso de almacenamiento de las facturas electrónicas. La mayoría de los países exigen el almacenamiento de las facturas electrónica durante un periodo mínimo de tiempo garantizando su integridad y autenticidad, a través de la aplicación de sellos electrónico de tiempo.
Por ejemplo, en el caso de la firma de un contrato también es importante dejar constancia a partir de qué momento se generan las obligaciones y derechos contractuales.
Para la protección de la propiedad intelectual, poner el sello del tiempo en una obra literaria es una garantía en el caso de plagio.
O en el ámbito de las aseguradoras tanto en la contratación de seguros como para respaldar las pruebas periciales en el caso de siniestros. Por ejemplo, acreditar el momento en el cuál se han tomado las fotografías puede ser clave.
