Factura electrónica en Kenia: cómo cumplir con la normativa

La Kenya Revenue Authority (KRA) ha establecido la factura electrónica como obligatoria para todos los contribuyentes registrados en el Impuesto al Valor Añadido (IVA). Para garantizar la trazabilidad y autenticidad de cada operación comercial, el gobierno ha implementado el Tax Invoice Management System (TIMS), un modelo avanzado de fiscalización en tiempo real. 

¿Qué es TIMS y cómo funciona la factura electrónica en Kenia?

El Tax Invoice Management System (TIMS) es la plataforma oficial para el control de la factura electrónica en Kenia. A través de esta solución, la KRA exige que cada transacción comercial realizada por empresas registradas en IVA sea comunicada en tiempo real a la administración tributaria.

TIMS se apoya en dispositivos electrónicos de control fiscal conocidos como Electronic Tax Registers (ETR) o Unidades de Control, que se integran con los sistemas de facturación de las empresas. Estos equipos validan, firman digitalmente, encriptan y transmiten de forma inmediata la información de cada factura a la KRA.

Requisitos de la KRA para los contribuyentes

Para cumplir con la factura electrónica en Kenia, debes tener en cuenta varios requisitos impuestos por la KRA (Kenya Revenue Authority):

• Disponer de un dispositivo TIMS certificado: Es imprescindible contar con un Electronic Tax Register (ETR) actualizado, conocido como Unidad de Control fiscal, integrado a tu sistema de facturación. Este dispositivo, aprobado por la KRA, se encarga de validar, firmar digitalmente, encriptar y enviar cada factura electrónica a la autoridad tributaria en tiempo real.
• Incluir los datos obligatorios en cada factura electrónica: Las nuevas facturas electrónicas deben contener ciertos campos obligatorios para ser válidas. Entre ellos están el número de identificación fiscal del comprador, el número de serie de la Unidad de Control (ETR) utilizada, el número único de factura asignado y un Código QR generado por el sistema. Estos elementos permiten a la KRA y al receptor verificar la autenticidad de la factura. Además, la firma electrónica de cada factura es obligatoria, lo que garantiza la integridad y no alteración del documento original.
• Conservación de registros electrónicos: Debes almacenar las facturas electrónicas durante al menos 5 años en formato digital, cumpliendo con la legislación fiscal.

Cronograma de obligatoriedad de la factura electrónica en Kenia

La implementación de TIMS se llevó a cabo de forma escalonada entre 2021 y 2022, con un periodo de transición para la adecuación de los contribuyentes. Desde el 30 de noviembre de 2022, el uso de la factura electrónica a través del sistema TIMS es obligatorio para todas las empresas registradas en IVA.

El incumplimiento de esta normativa puede derivar en sanciones económicas y medidas legales, por lo que es fundamental disponer de una solución que garantice el cumplimiento normativo de forma automatizada.

EDICOM: Solución global de facturación electrónica

La experiencia de Kenia con el modelo TIMS refleja una tendencia global cada vez más consolidada: la transición hacia entornos fiscales digitales y automatizados. En este escenario, las empresas que operan en distintos mercados se enfrentan al desafío de adaptarse a normativas locales diversas, cada una con sus propios requisitos técnicos y legales. Ante esta complejidad, contar con una solución tecnológica centralizada y flexible se convierte en un factor clave de competitividad y eficiencia.

EDICOM responde a esta necesidad mediante una plataforma global de facturación electrónica diseñada para gestionar, de manera unificada, los procesos fiscales en más de 80 países. Gracias a su arquitectura escalable y su enfoque cloud, la solución permite integrar la emisión, validación, firma y archivo de facturas electrónicas desde un único entorno, adaptado a las especificaciones normativas de cada administración tributaria. Esto simplifica significativamente la operativa de las empresas, eliminando la necesidad de mantener sistemas independientes para cada región.

Además, la solución de EDICOM se actualiza de forma continua para garantizar el cumplimiento legal ante cualquier cambio regulatorio, lo que aporta tranquilidad y seguridad jurídica a las organizaciones. Esta capacidad de adaptación, junto con un alto nivel de automatización, permite reducir errores, acelerar los ciclos de facturación y optimizar los recursos destinados a la gestión tributaria.