Cómo es la factura electrónica en Colombia

La factura electrónica en Colombia tiene como objetivo modernizar y digitalizar el sistema tributario, garantizando mayor eficiencia, transparencia y control fiscal. Este sistema, regulado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), evoluciona continuamente para optimizar la gestión fiscal y garantizar el cumplimiento electrónico de las obligaciones tributarias.

Evolución de la factura electrónica en Colombia

Colombia fue uno de los primeros países de Latinoamérica en reconocer la validez jurídica de la factura electrónica, equiparándola a la factura en papel desde 1995. Sin embargo, fue en 2015 cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) marcó un hito clave al implementar el Sistema de Facturación Electrónica (SFE), con el objetivo de modernizar y digitalizar la gestión tributaria.

Desde entonces, el sistema ha evolucionado de forma constante, incorporando nuevos documentos tributarios y mejorando sus procesos técnicos y normativos. Para facilitar la adopción progresiva por parte de los contribuyentes, la DIAN ha establecido cronogramas escalonados de obligatoriedad, fortaleciendo así la transformación digital del sistema fiscal colombiano.

Sistema de Facturación Electrónica (SFE) en Colombia

El Sistema de Facturación Electrónica (SFE) en Colombia opera bajo un modelo de validación previa, en el cual todos los documentos tributarios electrónicos deben ser enviados primero a la DIAN para su revisión y aprobación. Solo después de ser validados, pueden ser entregados por el emisor al destinatario final.
Este sistema garantiza la legalidad de las operaciones, y está diseñado para facilitar el cumplimiento tributario, mejorar el control fiscal y reducir el uso de papel. Los documentos contemplados dentro del SFE son:

• Factura electrónica de venta
• Reporte de validación para facturas en papel usadas por fallos tecnológicos
• Documento soporte de pago de nómina electrónica
• Documento soporte para adquisiciones a no obligados a facturar
• Registro de facturas electrónicas de venta como título valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes electrónicos

Factura electrónica de venta: alcance y contribuyentes obligados

La factura electrónica de venta es el documento tributario más ampliamente utilizado dentro del sistema de facturación electrónica en Colombia. Su emisión es obligatoria para un extenso grupo de contribuyentes, conforme a los lineamientos definidos por la DIAN. A continuación, se detallan los contribuyentes que deben cumplir con esta obligación:

•  Personas jurídicas que comercialicen bienes y/o presten servicios.
• Personas naturales con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT por venta de bienes y/o servicios.
• Contratistas del Estado con ingresos superiores a 4.000 UVT.
• Personas naturales con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero que:
  • Posean más de un establecimiento de comercio.
  • Exploten intangibles.
  • Sean usuarios aduaneros.
• Realicen consignaciones o inversiones superiores a 3.500 UVT.
• Contribuyentes acogidos al Régimen Simple de Tributación (RST).

Este tipo de factura incluye modalidades como la factura electrónica de crédito, de débito y la factura de exportación, adaptándose así a distintos escenarios comerciales y facilitando su integración en el sistema tributario digital del país.

Nómina electrónica: qué es y cómo se emite

El documento soporte de pago de nómina electrónica forma parte del sistema de facturación electrónica en Colombia y es obligatorio para las empresas que declaran renta o IVA y realizan pagos derivados de relaciones laborales o legales. Este documento permite respaldar costos, deducciones o impuestos descontables ante la DIAN.

El documento debe generarse a partir de la información del software de nómina o BPO de la empresa. Esta información se transforma en documentos electrónicos que son firmados digitalmente y enviados a la DIAN para su validación. Una vez validados, se integran en el sistema interno junto con su representación gráfica y se remiten automáticamente a los empleados. En caso de errores, se deben emitir notas de ajuste siguiendo el mismo procedimiento.

Según la normativa vigente, estos documentos deben emitirse mensualmente y transmitirse dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente al pago correspondiente. No se permite consolidar la nómina para presentarla al final del periodo fiscal. 

RADIAN: registro de facturas electrónicas como título valor

La DIAN implementó la plataforma RADIAN para registrar facturas electrónicas de venta como títulos valor, un requisito clave para que estas puedan ser usadas en operaciones de factoring. Para ello, las facturas deben cumplir ciertos requisitos técnicos y comerciales, además de ser registradas y validadas en RADIAN.

Este sistema permite a las empresas gestionar electrónicamente todos los eventos asociados a sus facturas, como acuses de recibo o aceptación, los cuales deben estar firmados digitalmente. Solo con estos pasos completados, una factura puede considerarse un título valor.

Para operar en la plataforma RADIAN, es necesario contar con un software autorizado por la DIAN. EDICOM, como proveedor tecnológico certificado, ofrece una solución integrada que automatiza la generación, transmisión y registro de eventos en RADIAN, asegurando el cumplimiento normativo y facilitando el acceso al factoring electrónico.

Documentos equivalentes electrónicos: ¿qué son y cuándo aplican?

Los documentos equivalentes electrónicos son comprobantes que sustituyen a la factura electrónica de venta en ciertos casos específicos, como cuando el proveedor no está obligado a facturar electrónicamente. Estos documentos también deben ser generados mediante software y validados por la DIAN, cumpliendo con los requisitos técnicos establecidos.

Uno de los más conocidos es el tiquete generado por sistemas P.O.S., usado comúnmente en puntos de venta físicos. Además, existen otros tipos de documentos equivalentes, como los utilizados en servicios de transporte, espectáculos, juegos de azar, peajes, servicios públicos, entre otros.

La DIAN definió un calendario de implementación gradual en 2024 para estos documentos, con fechas que varían según el tipo de documento y la categoría del contribuyente. Este cronograma facilitó la adopción del sistema y garantizó una transición ordenada hacia la digitalización completa de los documentos electrónicos.

Resolución 000119/2024: Cambios en la factura electrónica

La DIAN publicó la Resolución 000119 de 2024, mediante la cual introdujo modificaciones relevantes al sistema de facturación electrónica en Colombia, ajustando varios puntos de la Resolución 000165 de 2023. Entre los principales cambios se incluyeron:

• Opción de equivalencia: Se permitió a los contribuyentes optar por emitir una factura de venta electrónica o un documento equivalente electrónico, según la naturaleza de la operación.
• Prórroga en fechas de implementación: Se amplió en tres meses el plazo para la emisión electrónica de ciertos documentos equivalentes como los de servicios públicos, transporte de pasajeros y extractos.
• Tiquetes aéreos: Se estableció un plazo máximo de 48 horas, a partir de la reserva en el sistema GDS, para emitir el documento equivalente electrónico correspondiente al tiquete de transporte aéreo de pasajeros.

Implementación del RIPS en el sector salud

El Ministerio de Salud de Colombia publicó la Resolución nº 1884, mediante la cual extendió los plazos para implementar el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como soporte de la factura electrónica en el sector salud. Esta transición se definió en tres fases, según la complejidad de los prestadores, con fechas de inicio entre octubre de 2024 y abril de 2025.

Si un RIPS no es validado, la entidad deberá completar la facturación electrónica sin los campos específicos del sector salud y enviar el RIPS siguiendo la Resolución 3374 de 2000. Además, los prestadores podrán remitir RIPS por servicios anteriores hasta diciembre de 2025.

Los nuevos prestadores que ingresen al registro oficial (REPS) después de septiembre de 2024 deberán comenzar a transmitir estos archivos a partir de abril de 2025. Esta medida busca facilitar una transición ordenada y asegurar el cumplimiento técnico y normativo en el sector salud.

EDICOM, proveedor autorizado por la DIAN para la factura electrónica en Colombia

EDICOM es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la emisión de facturas electrónicas en Colombia. Esta acreditación garantiza que la compañía cumple con todos los requisitos técnicos, legales y financieros establecidos en el Decreto 2242 de 2015.

Entre las condiciones cumplidas por EDICOM se encuentran: mantener actualizado el Registro Único Tributario (RUT), estar inscrito en el régimen común del IVA, contar con la certificación ISO 27001 en seguridad de la información y disponer de un patrimonio y activos conforme a los umbrales exigidos. Además, sus sistemas emplean el formato XML estandarizado por la DIAN, utilizan numeración autorizada, integran firma digital y aseguran la autenticidad e integridad de cada factura mediante un Código Único de Factura Electrónica.

Gracias a esta certificación, EDICOM ofrece una solución integral para la gestión de documentos electrónicos, adaptada no solo a los requisitos fiscales colombianos, sino también a las normativas de múltiples países, permitiendo a las empresas operar de manera eficiente y segura en mercados internacionales, garantizando la trazabilidad y conformidad de sus operaciones tributarias.