¿Para qué sirve el código GLN y por qué es relevante para su negocio?

El GLN, un identificador de 13 dígitos único para cada empresa es un activo esencial para simplificar las relaciones comerciales y la logística entre empresas. Facilita la búsqueda de mucha información vital y simplifica las comunicaciones que realizan los socios comerciales a través de sus aplicaciones o sistemas de gestión electrónicos.

En la actualidad, todas las empresas realizan intercambios de información EDI, tanto interna como externa. Pedidos, avisos de envío, facturas, etiquetas de envío, etc. Para unificar los intercambios e identificar rápidamente a las partes implicadas, se puede asignar una "dirección electrónica" a las empresas. Esta dirección es el GLN (Global Location Number), que utilizan todas las empresas a nivel global. A continuación, le explicamos cómo funciona y por qué es imprescindible para su negocio.

GLN, Número de identificación global para su empresa

El GLN (Global Location Number), o punto operativo, es un código global que identifican las ubicaciones físicas, entidades legales y centros de operaciones.

La información asociada al GLN es el nombre de la empresa, el VAT ID, la ubicación, la dirección, el teléfono, el correo electrónico, las personas de contacto, los datos de facturación, etc.

El uso de un GLN es esencial en cualquier intercambio de información dentro de la cadena de suministro.

Es el primer paso hacia la comunicación EDI con sus socios comerciales y, por tanto, tiene una gran ventaja para simplificar las relaciones comerciales y la logística. El objetivo es poder identificar un lugar físico (almacenes, fábricas, tiendas…etc.) de forma única e inequívoca.

Todas las empresas realizan intercambios de información EDI, tanto interna como externa: pedidos, albaranes, etiquetas logísticas, facturas. Para unificar estos intercambios e identificar rápidamente a los interlocutores, se atribuye a las empresas una "ID Digital": el GLN (Global Location Number).

La organización internacional GS1 describe dentro de sus estándares que cada empresa debe crear un conjunto de puntos operativos para identificar todos los lugares físicos, entidades jurídicas o estructuras administrativas que intervienen en sus transacciones comerciales.

GLN y EDI

En los intercambios electrónicos de datos EDI se trasmiten mensajes relativos a la compra y venta de productos y servicios. Cada empresa y producto tiene su propio código GS1 que se transmite con él en las comunicaciones para permitir su correcta identificación. Estos códigos son necesarios para transmitir toda la información comercial, mientras que el EDI es el sistema que se implanta para garantizar una comunicación segura y sin errores.

El GLN es esencial para la identificación de las transacciones comerciales y logísticas. Permite identificar diferentes ubicaciones, como un almacén, un muelle, una sección o un departamento concreto. De este modo, las partes implicadas en una relación comercial pueden estar seguras de que las transacciones se han realizado entre las partes correctas, sin errores.

Cada empresa que participa en una comunicación EDI debe identificarse primero con un código GLN. Este código actúa como un localizador que se inserta como una línea de código en la información estructurada del mensaje EDI y evita la duplicación de ubicaciones, ya que cada parte está debidamente identificada.

¿Cómo puedo obtener un GLN?

GS1 International es una asociación internacional sin ánimo de lucro cuyos objetivos se centran en la armonización de la cadena de valor de todas las industrias mediante la implantación de estándares electrónicos que unifiquen las relaciones comerciales a nivel mundial. Se formó en 2005 a partir de la fusión de EAN (European Article Number) y UCC (Uniform Code Council).

GS1 gestiona y desarrolla normas de codificación de productos. Esto proporciona al mercado un lenguaje común para la comercialización y adquisición de productos a nivel mundial. Estos datos se transmiten en la documentación comercial (pedidos, avisos de envío, facturas, etc.) y son vitales para garantizar el correcto funcionamiento de los procesos de suministro.

GS1 admite diferentes tipos de codificación: códigos de barras, GLN y GTIN (identificadores de productos).

En la cadena de suministro, la comunicación fluida entre todos los agentes es fundamental para garantizar que el producto llegue al cliente final en la forma y el momento adecuados, un tema que en los últimos tiempos cobra crucial importancia con la estandarización del comercio electrónico y la proliferación de los marketplaces como amazon.

Mediante el uso de estas normas, también es posible detallar los movimientos de las mercancías y conocer su ubicación en tiempo real. Cada producto está asociado a su propia identificación única para facilitar su localización en cualquier momento del suministro.

Conocer el estado de las mercancías desde el envío hasta la entrega y durante todo el proceso de transporte es una información clave para el servicio al cliente.

Todas las empresas pueden obtener un GLN solicitándolo a la organización GS1 de su país. Una vez que tenga su GLN, su empresa estará lista para implantar un software EDI en su gestión comercial y logística habitual. A partir de entonces, se beneficiará de la digitalización que produce el uso de un sistema EDI capaz de integrar los intercambios de mensajes que mantiene con proveedores, operadores logísticos, administraciones, con cualquier aplicación que use en su operativa de gestión habitual. Sólo queda elegir un proveedor de servicios EDI capaz de adaptarse a su modelo de negocio.

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