Polonia: factura electrónica B2B a través de la plataforma KSeF

Polonia avanza en su proyecto de masificación de la facturar electrónica entre empresas privadas. Las características del nuevo sistema de facturación electrónica están recogidas en el proyecto de ley publicado en el mes de febrero por el Ministerio. En él, se detalla que todas las facturas emitidas deberán ser declaradas a través de una plataforma central llamada Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF. Las empresas que lo deseen pueden usar la plataforma nacional KSeF,  disponible para su uso voluntario desde el 1 de enero de 2022.

El 15 de Marzo de 2023, el Consejo de Ministros publica el nuevo proyecto sobre facturación electrónica con KSeF en Polonia, que ya ha sido aprobado. Los cambios más relevantes en el proyecto son los siguientes:   

1. Oficialmente se confirma la fecha de la obligatoriedad de emisión de factura electrónica B2B vía KSeF: el 1 de julio de 2024.
2. Las transacciones B2C quedan excluidas de KSeF.
3. Se confirma introducción de nueva funcionalidad: código QR - pendiente de la publicación de los requerimientos técnicos. Los detalles sobre el procedimiento y requisitos de aplicación de código QR se establecerán en el reglamento sobre KSeF.
4. Se elimina del proyecto: “la propuesta de factura correctiva” por parte de receptor.

Con la introducción de la factura electrónica el gobierno quiere avanzar en la digitalización del sistema fiscal y poder beneficiarse de las ventajas de su implementación, del mismo modo que ya lo están haciendo otros países de la Unión como Italia, donde la factura electrónica B2B es obligatoria desde 2019.

Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF

El KSeF es la plataforma central del gobierno para el envío y la recepción de facturas electrónicas. Las empresas deberán enviar todas facturas electrónicas al KSeF, donde se les aplicará un sello de tiempo electrónico (timestamping).

Adicionalmente, la plataforma emitirá una serie de acuses que notificarán a los usuarios del número asignado a través del timestamp, del rechazo de la factura o de la imposibilidad de poder emitir facturas, por indisponibilidad del propio KSeF.

Las facturas podrán ser consultadas y descargadas en el formato original o pdf en el portal que además actuará como repositorio, almacenando los documentos electrónicos fiscales durante 10 años.

Cronograma de implementación del KSeF

• Octubre 2021: Inicio de periodo de pruebas. Los proveedores de servicios pueden participar en las pruebas del sistema con KSeF.
• Enero 2022: Fase voluntaria. Las empresas pueden empezar a emitir facturas estructuradas a KSeF y beneficiarse de las ventajas fiscales.
• 1 de julio de 2024: Uso obligatorio de la factura electrónica B2B estructurada (XML).

¿A quiénes afecta la medida?

A todas las empresas establecidas en Polonia.

Factura estructurada

Se entenderá como factura estructurada aquella factura electrónica XML gestionada a través del KSeF. De momento, las facturas estructuradas convivirán con las facturas en papel y el resto de las facturas electrónicas que ya hay en funcionamiento en el mercado.

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Beneficios de la factura electrónica B2B en Polonia

Las empresas que decidan comenzar a usar facturas electrónicas de forma voluntaria pueden beneficiarse de algunas medidas especiales:

• Reducción de la declaración del IVA de 60 a 40 días.
• Exención de la declaración del fichero JPK_FA.

Estas son algunas de las ventajas que espera obtener el gobierno con la masificación electrónica B2B.

• Mejorar el entorno empresarial de los contribuyentes mediante un acceso más fácil y rápido a los documentos.
• Mayor seguridad en las transacciones comerciales gracias a la estandarización en el formato de la factura.
• Reducción de errores humanos gracias a la automatización de los procesos contables.
• Optimización del control fiscal.
• Aumento de la recaudación de impuestos.

Servicio EDICOM Polonia Compliance

EDICOM ofrece una completa solución para las empresas que tienen presencia en Polonia. La plataforma de e-invoicing y vat compliance de EDICOM, permite automatizar todos los procesos de facturación y declaración de documentos fiscales tanto B2G como B2B.  De forma integrada con su ERP, el servicio de EDICOM le permitirá generar, enviar y recibir tanto las facturas electrónicas B2B a declarar a través del nuevo sistema KSeF, como las facturas electrónicas dirigidas a las administraciones públicas polacas a través de la plataforma central PeF, de acuerdo con los requisitos legales y técnicos exigidos por el Ministerio de Finanzas.

Además, la solución también es capaz de automatizar la emisión de los ficheros SAF-T para la declaración de información contable. Una solución integral que le ayudará a recortar los plazos de devolución de IVA, reducirá sus costes de gestión y le ofrecerá garantías extras de seguridad y confidencialidad.