Ventajas del EDI en la logística y la supply chain

En un escenario descentralizado y global, las exportaciones e importaciones se han convertido para miles de empresas en el principal motor de ventas y de crecimiento. Los mercados mundiales se alimentan de productos y servicios concebidos fuera de su territorio. Es gracias al desarrollo de las comunicaciones y de la logística por lo que un bien producido a miles de kilómetros puede ser competitivo frente a otros generados en el país. Por ello, cualquier estrategia de externalización debe contemplar una planificación exhaustiva de la cadena de suministros y de la fase logística.

En el caso de bienes de consumo como alimentos o medicamentos, el factor del control de la temperatura es un elemento que incrementa las exigencias del supply chain y de la logística. Es fundamental mantener la temperatura adecuada a lo largo de toda la cadena hasta su llegada al punto de venta. Cualquier ruptura de la cadena de frío resultaría perjudicial para el producto, desencadenaría pérdidas y en el peor de los casos supondría un riesgo para la salud del consumidor.

Existen factores determinantes en la operación logística que pueden convertirse en auténticos desafíos si no se cuenta con la planificación y los medios adecuados:

• Plena sincronización entre fabricante y distribuidor.
• Alto grado de interlocución entre todos los agentes de la cadena logística (fabricante, distribuidor, transporte, almacenaje, Aduanas, Puesto de Inspección Fronterizo…).
• Coordinación perfecta de la cadena.
• Trazabilidad de la mercancía.
• Trazabilidad térmica, es decir, tener información en tiempo real de la temperatura desde su preparación hasta su entrega en destino.

Para una comunicación eficiente

El éxito de cualquier exportación o importación pasa por lograr unas comunicaciones inmediatas, seguras y eficientes entre el origen y el destino final del producto, pero también entre productor y distribuidor, es decir, no sólo unas comunicaciones físicas, sino también de información y de datos que propicien la perfecta alineación de todos los eslabones de la cadena de suministro.

La tecnología EDI es hoy en día indispensable en el sector logístico y la cadena de abastecimiento. Hace más eficientes las relaciones entre los actores de la cadena. El intercambio electrónico de datos facilita el envío y recepción de todo tipo de documentos en las transacciones comerciales, de forma segura, rápida y fluida y con la plena integración en los sistemas internos de gestión de clientes, proveedores y cualquier partner implicado en los procesos productivos, comerciales, así como la administración.

Cuantos más integrantes de la cadena logística utilicen tecnología EDI más controlado estará todo el proceso. Una empresa exportadora debe trabajar con soluciones EDI y es conveniente que cuente con partners que también la utilicen para potenciar las ventajas de este sistema.

La tecnología EDI es especialmente necesaria en las exportaciones de ultramar para operadores logísticos que deben gestionar con puertos navieras, aduanas, etc.

Ventajas del EDI en la cadena de abastecimiento

Para cada eslabón de la cadena logística, la aplicación del EDI conlleva beneficios concretos importantes:

• Agilidad. Las soluciones EDI permiten automatizar procesos manuales internos como la generación, envío y registro de cualquier transacción electrónica, interactuando con su ERP, de forma que, pedidos, avisos de expedición, facturas electrónicas, etc., son procesados sin intervención humana.
• Minimiza los errores en las gestiones al automatizar la generación y envío de mensajes comerciales (pedidos, avisos de expedición, albaranes…).
• Estandariza los mensajes. El intercambio de información electrónica vía EDI utiliza un lenguaje estandarizado, compartido por emisor y receptor que estructura los mensajes. Gracias al uso de un lenguaje común los diferentes sistemas de información interactúan entre sí, superando barreras idiomáticas y técnicas.
• Los sistemas EDI mejoran aspectos tan importantes como la trazabilidad del producto. A través de soluciones de intercambio electrónico de datos se monitoriza la carga y su trazabilidad, de modo que el responsable de la mercancía conoce en todo momento el estado de la misma. Puede validar la información que le llega y solventar posibles incidencias de forma rápida.
• Proporciona información en tiempo real que puede evitar retrasos en los procesos de despacho y recepción de productos, transporte hasta el lugar de almacenamiento…
• Para el operador logístico, integra toda la operativa ya sea por mar, tierra o aire en un mismo flujo de comunicación.
• En las gestiones con Aduanas, PIF, etc., agiliza y dota de seguridad los trámites administrativos.
• Para el distribuidor, ayuda en la planificación de la cadena de reaprovisionamiento. En el caso de productos perecederos esta gestión es fundamental ya que los periodos de caducidad son más cortos y por tanto hay que controlar bien el stock.

Herramientas como el CRP FLOW desarrollada por EDICOM, facilita la gestión del reaprovisionamiento continuo de la cadena de suministro de extremo a extremo.

Esta tecnología se basa en el intercambio electrónico de datos entre distribuidor, proveedor y operador logístico a través de herramientas EDI; el análisis y tratamiento de la información y la generación automática de pedidos, avisos de expedición y órdenes de compra con el objetivo de dar respuesta a la demanda prevista mediante la entrega eficiente de mercancías en el momento requerido.

En definitiva, un proceso logístico eficiente es fundamental para abastecer los puntos de distribución según la demanda y, en consecuencia, ofrecer un servicio de calidad al consumidor final.