Preguntas frecuentes sobre la emisión y firma de documentos digitales

EDICOMSignADoc es una solución que sirve para diseñar y ejecutar procesos de aprobación y firma de documentos de forma electrónica. Es muy útil para aquellas situaciones en las que una persona necesita recibir de otra persona de su organización o también de alguien externo una conformidad y/o una firma sobre un documento en concreto.

Las aplicaciones más comunes para EDICOMSignADoc son la aprobación y firma electrónica de propuestas comerciales, la aprobación interna de facturas o la firma de contratos y nóminas de trabajo, entre otros.

No obstante, en la solución se puede implementar cualquier proceso en el que se necesite recibir una aprobación y/o firma por parte de otra persona, pertenezca o no a la misma organización que aquella que emite el documento.

Lo primero necesario a realizar sería el diseño del flujo de aprobación en cuestión, determinando los pasos, personas y condiciones que el flujo exija. Una vez el emisor de los documentos haya completado esto, el flujo se pondría en funcionamiento, enviando un correo electrónico al destinatario o destinatarios elegidos con un enlace a través del cual pueden acceder al entorno de aprobación y firma. En este lugar podrían consultar, aprobar, firmar y descargar el documento.

Durante todo este proceso, los emisores del documento tienen la posibilidad de ver en qué estado se encuentra el documento, si ha sido consultado o no, si el destinatario ha dado su conformidad o no, si no se ha realizado ninguna acción, etc.

Y en cada uno de los eventos que ocurren con el documento, se generan evidencias que conforman el denominado "Reporte evidencias", firmado electrónicamente por EDICOM como Proveedor de Servicios de Certificación, el cual goza de valor probatorio ante cualquier tipo de requerimiento o disputa.

Sí, la solución se adapta perfectamente a las características y complejidad del flujo de aprobación en cada caso. Desde flujos de aprobación más complejos, con más pasos, más personas involucradas, sistemas de autenticación de mayor seguridad y más condicionantes, hasta un proceso tan simple como el envío de un documento a un destinatario para recibir una única aprobación.

Dentro de las diferentes opciones que ofrecen los workflows podemos configurar: quiénes son los emisores autorizados de los documentos, qué metadatos se necesitan indicar, en cuánto tiempo vence el plazo para aprobar o rechazar los documentos, cuántos pasos compondrán el flujo de aprobación, qué condiciones se establecerán en los pasos, quiénes serán los receptores de los documentos del flujo, cuántas aprobaciones mínimas son necesarias en cada paso, si se desea algún tipo de método de autenticación como Two Factor Authentication o qué tipo de evidencia se generará con cada evento sobre el documento.

EDICOMSignADoc permite el envío de documentos a cualquier destinatario. Tanto si se trata de una persona interna a su organización, como externa (clientes, proveedores…). Cargue el documento e indique el mail del destinatario, para que éste reciba una notificación, y con un solo click, pueda acceder al documento para su aprobación y firma.

Sí. Además de aprobar o rechazar el documento y firmarlo electrónicamente, también es posible recoger e integrar datos introducidos por los receptores en el momento de la aprobación. Estos datos se completan mediante formularios PDF rellenables (formas de pago, cuentas de cargo, ...).

En la solución existen los siguientes tipos de usuario:

• Emisor: Está autorizado a enviar documentos en uno o varios workflows
• Administrador: Crea y modifica flujos de aprobación. 
• Supervisor: Monitoriza el estado de los documentos de uno o varios workflows (jefes de ventas, gerentes de compras…).

Además de estos tipos de usuario en el lado de la emisión de los documentos, es importante destacar que desde el lado de los destinatarios, la solución puede ser utilizada tanto por usuarios registrados en la plataforma como por usuarios no registrados.

Sí. EDICOMSignADoc es 100% compatible con cualquier sistema de gestión ya sea de mercado o propietario, en local o en la nube, etc. Nuestro modelo se basa en un servicio personalizado que utiliza tecnología propia y la experiencia de un equipo de más de 400 ingenieros que, desde 1995, se dedican a la integración de aplicaciones. 

Díganos con qué herramienta genera los documentos que necesita enviar para su firma, y nos encargaremos de realizar todos los desarrollos requeridos para integrar sus sistemas de gestión con SignADoc.

Algunos ejemplos de soluciones de mercado que EDICOMSignADoc integra son SAP, Sage, Oracle, Sharepoint o Alfresco, entre otras.

Sin embargo, no existen limitaciones a la hora de integrar cualquier tipo de sistema o base de datos con EDICOMSignADoc, ya que el equipo de más de 400 ingenieros de nuestra empresa, especializados en la integración de datos, realizará cualquier tarea necesaria para establecer una integración efectiva.

Sí. No es necesario que una aplicación sea de mercado para que la integración sea posible con SignADoc. Nuestra solución es perfectamente compatible con sistemas heredados o de desarrollo propio, instalados en la nube o en local.

Una de las principales ventajas es que hace que los procesos tradicionales de firma y aprobación de documentos sean más rápidos y ágiles. Esto se consigue gracias a que se realiza todo de forma telemática, sin necesidad de imprimir ningún tipo de papel o desplazarse a ningún lugar. 

Otro de los beneficios es que los documentos gozan de la misma validez que los que llevan firmas manuscritas gracias a las evidencias generadas y firmadas electrónicamente por EDICOM como Prestador de Servicios de Certificación. Estas evidencias pueden ser presentadas en cualquier tipo de litigio o discrepancia con terceros porque tienen valor probatorio.

Además, después de que un flujo de aprobación sea diseñado y puesto en marcha, los emisores del documento tienen la capacidad de controlar por qué estados pasa el mismo, pudiendo saber a tiempo real si ha sido consultado o no, aprobado o no, o si no se ha realizado ninguna acción.

Sí. La implementación de un proyecto de EDICOMSignADoc lleva incluido de partida el Soporte Estándar, lo cual le dará acceso a nuestro Centro de Atención al Usuario (C.A.U.), dotado de múltiples líneas telefónicas dedicadas en los diferentes países en los que opera EDICOM.

El Centro de Atención al Usuario de EDICOM es un área eficiente, con unos tiempos de respuesta al cliente mínimos y con capacidad para resolver incidencias en tiempo real, sin necesidad de derivarlas internamente a otras áreas. En este enlace puede consultar los idiomas y los horarios en los que existe este soporte, así como los demás métodos de contacto para incidencias.

Tantos documentos como los emisores deseen.

No, con EDICOMSignADoc se pueden enviar la cantidad de documentos que se desee, así como crear la cantidad de flujos que se necesiten.

Cada proyecto de implementación de EDICOMSignADoc tiene unas características y necesidades diferentes, y por tanto, tiene un coste acorde a su magnitud.

Si desea recibir un presupuesto ajustado al uso que le daría su compañía, le recomendamos que se ponga en contacto con nosotros o que nos deje sus datos y le contactaremos con la mayor brevedad posible.