¿Cómo funciona la factura electrónica en Brasil? (NF-e, NFS-e, NFCom y CT-e)

La factura electrónica en Brasil es un sistema consolidado que ha optimizado la gestión tributaria y las transacciones comerciales entre empresas. Su uso es obligatorio y comprende distintos documentos según el tipo de operación: la Nota Fiscal Electrônica (NF-e) para la compraventa de bienes, la Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) para la prestación de servicios, la Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) para el sector de telecomunicaciones y el Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) para el transporte de mercancías. Cada uno de estos documentos cumple una función específica dentro del sistema fiscal brasileño, garantizando mayor eficiencia y transparencia en los procesos comerciales.

Características del sistema de factura electrónica en Brasil

El sistema de facturación electrónica en Brasil se distingue por su complejidad y fragmentación, dado que los requisitos varían según la naturaleza de la operación y la jurisdicción en la que se emita el documento. Para garantizar el cumplimiento, las empresas deben conocer las particularidades de cada tipo de factura (NF-e, NFS-e, NFCom y CT-e).

A pesar de esta diversidad documentos electrónicos, existen elementos comunes en todas las modalidades de factura electrónica:

• Firma electrónica: Las facturas electrónicas deben ser firmadas electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad.
• Formato XML: Los documentos se generan en formato XML estructurado conforme a los requisitos técnicos y fiscales de cada tipo de operación.
• Validación previa: Las autoridades fiscales deben validar cada documento antes de que pueda ser utilizado en una transacción comercial.
• Almacenamiento electrónico: Las facturas deben almacenarse de manera segura durante un período mínimo de cinco años.

Tipos de facturas electrónicas en Brasil

En Brasil, existen varios tipos de facturas electrónicas (NF-e, NFS-e, NFCom y CT-e), cada una diseñada para cubrir diferentes tipos de transacciones y obligaciones fiscales.

Nota Fiscal Electrônica (NF-e)

La Nota Fiscal Electrônica (NF-e) es el documento digital que sustituye a la factura física en la compraventa de bienes o productos. Su objetivo es registrar las transacciones comerciales entre empresas y facilitar el control tributario en el territorio nacional. A continuación, se muestra el proceso de emisión y validación NF-e relativo a las operaciones de venta de bienes conforme a los requerimientos establecidos:

• Generación: La empresa emisora extrae los datos de su ERP para generar un archivo XML con la información de la transacción.
• Firma electrónica: El documento se firma electrónicamente con un certificado digital.
• Envío a la SEFAZ: El archivo XML se transmite a la Secretaria da Fazenda (SEFAZ) a través de Web Services.
• Validación y autorización: La SEFAZ verifica la validez del documento y emite una autorización de uso.
• Emisión del DANFE: Con la NF-e autorizada, se genera el Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que debe acompañar a la mercancía en su transporte.
• Entrega al destinatario: La NF-e es enviada electrónicamente al comprador.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

La Nota Fiscal de Servicios Electrónica (NFS-e) es el documento electrónico equivalente de la factura de servicios y se utiliza para registrar transacciones de servicios entre empresas y profesionales. La emisión de NFS-e es regulada por los municipios, lo que ha generado una gran diversidad de estándares y requisitos dada la autonomía que estos poseen en la confección de sus procedimientos de recaudación de impuestos. Para unificar el proceso y simplificar la emisión del NFS-e en todo el país, el gobierno ha establecido un Sistema Nacional de NFS-e, cuya implementación será obligatoria a partir de 2026.

Características del Sistema Nacional de NFS-e

Este sistema permite una mayor interoperabilidad y reduce la carga administrativa de las empresas que operan en múltiples jurisdicciones.

• Formato XML NFS-e unificado para todos los municipios.
• Emisión simplificada a través de portal web y aplicaciones móviles oficiales.
• Emisión vía API mediante la conectividad de los sistemas empresariales de los contribuyentes con los servidores de la Secretaria de Finanzas Nacional (SEFIN).
• Declaração de Prestação de Serviço (DPS): Documento previo enviado a la SEFIN para aprobación y conversión en una NFS-e. 
• Eventos NFS-e: Posibilidad de registrar eventos en una NFS-e ya autorizada, tales como: cancelación, sustitución, carta de corrección, entre otros. 
• Documento Nacional de Arrecadação (DNA): Documento de recaudación de los tributos ISSQN (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza) válido para todos los municipios participantes del sistema. 
• Ambientes de Dados Nacional (ADN): Repositorio nacional de las NFS-e aprobadas en este sistema. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: Entorno para consulta de documentos generados entre otras consultas sobre el sistema.

Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)

La Nota Fiscal de Servicios de Comunicación Electrónica (NFCom) fue creada por el Ajuste SINIEF 07/22, aprobado el 7 de abril de 2022, para simplificar la emisión de facturas en los sectores de comunicaciones y telecomunicaciones. Posteriormente, con la publicación del Ajuste SINIEF nº 34/24, se actualizó la fecha de inicio de su obligatoriedad a nivel nacional, fijándola para el 1 de noviembre de 2025. Su implementación tiene como objetivo simplificar y modernizar el proceso de emisión de facturas, reemplazando los modelos 21 y 22 utilizados anteriormente.

Actualmente, las empresas del sector deben generar archivos mensuales en formato XML (CAT 79) y presentarlos manualmente en el portal de la autoridad fiscal para su auditoría. Con la NFCom, el proceso será equivalente al de la Nota Fiscal Electrônica (NF-e), proporcionando mayor eficiencia y automatización. Las principales características de la NFCom son:

• Generación en formato XML estándar nacional.
• Firma electrónica con certificado digital.
• Eventos NFCom: Registro de modificaciones, cancelaciones o sustituciones de facturas.
• Representación gráfica mediante DANFE NFCom.
• Almacenamiento obligatorio durante cinco años.
• Entrega del XML y el DANFE NFCom un canal de comunicación alineado entre las partes o correo electrónico.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

El Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) es el documento electrónico que se emplea para registrar y controlar el transporte de mercancías en Brasil. El CT-e facilita la trazabilidad de las operaciones de transporte, permitiendo a las autoridades fiscales verificar las transacciones y garantizar el cumplimiento de las normativas de transporte de mercancías. 

Para su emisión, la empresa transportista genera un archivo en formato XML 4.0, que incluye todos los detalles del traslado. Luego, el documento es firmado electrónicamente y enviado a la Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para su validación y autorización. Una vez aprobado, se emite el Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE), el cual debe acompañar físicamente la carga durante todo el trayecto. El uso del CT-e optimiza la gestión logística, reduce costos administrativos y mejora la eficiencia del control fiscal sobre el transporte de bienes en el país.

Requisitos para la emisión de facturas electrónicas en Brasil

En Brasil, la emisión de facturas electrónicas es un proceso regulado que exige el cumplimiento de ciertos requisitos técnicos y fiscales. Aunque cada tipo de factura electrónica tiene particularidades específicas, todos los contribuyentes deben seguir un procedimiento general para garantizar la validez legal de los documentos. A continuación, se detallan los requisitos necesarios para la emisión de facturas electrónicas en Brasil:

• Obtener un certificado digital: Es obligatorio contar con un certificado digital que permita firmar electrónicamente las facturas y garantizar su autenticidad.
• Generar la factura electrónica en formato XML: El documento debe estructurarse conforme a las especificaciones establecidas para cada tipo de factura electrónica (NF-e, NFS-e, NFCom o CT-e).
• Enviar la factura a la SEFAZ: Los documentos deben enviarse a la Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para su validación y autorización antes de ser utilizado en una transacción comercial.
• Remitir la factura al destinatario: Una vez aprobada, la factura electrónica debe ser enviada al cliente en formato digital.

Beneficios de la facturación electrónica en Brasil

El uso de la factura electrónica en Brasil, a través de NF-e, NFS-e, NFCom y CT-e, ha traído múltiples ventajas para las empresas y las autoridades fiscales. Entre los beneficios más destacados se encuentran:

• Reducción de costos: La eliminación del uso de papel y la digitalización de los procesos disminuyen significativamente los gastos asociados a la impresión, almacenamiento y gestión de documentos físicos.
• Mayor agilidad y eficiencia: La automatización del proceso de facturación reduce el tiempo dedicado a la emisión, validación y envío de facturas, optimizando la operatividad de las empresas.
• Control fiscal y transparencia: La validación de los documentos por parte de la SEFAZ mejora la supervisión de las transacciones comerciales, reduciendo la evasión fiscal y garantizando el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
• Seguridad y trazabilidad: La obligatoriedad de la firma digital y el almacenamiento electrónico garantizan la integridad de los documentos y facilitan su consulta en caso de auditoría.

Estos beneficios no solo optimizan la gestión fiscal de las empresas, sino que también fortalecen la relación con las autoridades tributarias al fomentar la transparencia y la estandarización en el cumplimiento de las normativas.

Plataforma global de factura electrónica de EDICOM

EDICOM es referente internacional de soluciones de facturación electrónica y cumplimiento fiscal, ofreciendo una plataforma global que permite a las empresas automatizar la emisión y recepción de facturas electrónicas en cumplimiento con las normativas de cada país. En el caso de Brasil, la plataforma de EDICOM integra la generación, envío y validación de los documentos fiscales NF-e, NFS-e, NFCom y CT-e, garantizando su conformidad con los requisitos establecidos por la Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Gracias a su tecnología avanzada, EDICOM permite a las empresas optimizar sus procesos administrativos mediante la automatización del flujo de trabajo, reduciendo errores manuales y asegurando una integración fluida con los sistemas ERP. Además, su plataforma proporciona servicios de almacenamiento electrónico, facilitando la gestión y recuperación de documentos electrónicos según los plazos legales requeridos.

Como especialista en facturación electrónica, EDICOM ofrece a sus clientes una solución escalable y adaptable a múltiples regulaciones, permitiéndoles operar de manera eficiente en mercados internacionales con total seguridad y cumplimiento normativo.