Cómo funciona la factura electrónica en Costa Rica

La factura electrónica en Costa Rica es un sistema regulado por la Dirección General de Tributación (DGT) que tiene como objetivo digitalizar y optimizar los procesos fiscales. Su uso es obligatorio para todos los contribuyentes y permite garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de cada transacción comercial. A través de la validación en tiempo real por parte de la DGT, este sistema mejora la transparencia fiscal y facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Evolución de la factura electrónica en Costa Rica

La implementación de la factura electrónica en Costa Rica comenzó en 2017 con un proyecto piloto dirigido a grandes contribuyentes, impulsado por la Dirección General de Tributación (DGT). Este proyecto, desarrollado de manera gradual por sectores y actividades económicas, concluyó en 2018 con la obligatoriedad del sistema para todos los contribuyentes.

Desde entonces, los contribuyentes deben emitir y recibir comprobantes electrónicos a través del Ministerio de Hacienda, que se encarga de validar cada documento antes de su aceptación. La DGT supervisa el cumplimiento normativo y regula el uso de este sistema, asegurando su correcto funcionamiento en el ámbito fiscal.

Cómo funciona el sistema de facturación electrónica en Costa Rica

En Costa Rica, la facturación electrónica es gestionada por el Ministerio de Hacienda, entidad encargada de recibir, validar y emitir los comprobantes electrónicos. Estos documentos sustituyen a las facturas tradicionales y su uso es obligatorio para todos los contribuyentes.

Para que un comprobante electrónico tenga validez fiscal, debe contar con la aceptación del Ministerio de Hacienda. Sin esta validación, no podrá utilizarse como respaldo de créditos fiscales ni como gasto deducible. El proceso de facturación electrónica se basa en un flujo de validación que garantiza la autenticidad e integridad de cada transacción. Dentro de este proceso de validación intervienen dos mensajes clave:

• Mensaje hacienda: Respuesta del Ministerio de Hacienda al emisor electrónico, indicando si la factura es aprobada o rechazada tras validar su estructura y contenido.
• Mensaje receptor: Confirmación del receptor de la factura, quien puede aceptarla, aceptarla parcialmente o rechazarla. Este mensaje debe enviarse a la Dirección General de Tributación dentro de los primeros ocho días hábiles del mes siguiente a la transacción, según la resolución DGT-R-063-2018.

Si un comprobante es rechazado, se debe generar un nuevo mensaje de confirmación con las correcciones necesarias.

Proceso de emisión de factura electrónica en Costa Rica

Este proceso garantiza la transparencia y trazabilidad de las transacciones comerciales en Costa Rica, contribuyendo a una mayor eficiencia en la gestión tributaria.

• El emisor genera un archivo XML con la factura electrónica y lo envía al Ministerio de Hacienda para su validación.
• Hacienda revisa la estructura y contenido del documento y, en un plazo máximo de tres horas, emite un mensaje de aprobación o rechazo.
• Una vez validada, la factura se envía al receptor junto con el mensaje de Hacienda.
• El receptor debe revisar el comprobante y enviar un mensaje de aceptación, aceptación parcial o rechazo al Ministerio de Hacienda.

Comprobantes electrónicos en Costa Rica

En Costa Rica, los comprobantes electrónicos son documentos tributarios digitales utilizados para respaldar la venta de bienes y servicios. Su uso es obligatorio y deben cumplir con los requisitos establecidos por el Ministerio de Hacienda, garantizando la transparencia y trazabilidad de las transacciones comerciales.

Estos comprobantes deben emitirse en formato XML, siguiendo las especificaciones técnicas del Ministerio de Hacienda. Actualmente, el sistema opera bajo la versión 4.3, pero a partir del 1 de septiembre de 2025, la versión 4.4 será de uso obligatorio. Esta actualización incluye mejoras en la precisión de los datos, una mayor integración tecnológica y el cumplimiento de estándares internacionales, optimizando así el proceso de facturación electrónica en el país.

Nueva versión 4.4 de los comprobantes electrónicos en Costa Rica

El Ministerio de Hacienda ha definido un período de transición para la implementación de la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos, en cumplimiento con la Resolución General publicada en el Diario Oficial. Este proceso iniciará el 1 de diciembre de 2024, fecha en la que los contribuyentes dispondrán de seis meses para actualizar sus sistemas. A partir del 1 de abril de 2025, el uso de la versión 4.4 será opcional, permitiendo a las empresas adaptarse gradualmente. Sin embargo, a partir del 1 de septiembre de 2025, la nueva versión será obligatoria y reemplazará completamente la anterior.

Entre los principales cambios introducidos, destaca el Transitorio II, que establece nuevos requisitos para los contribuyentes que comercializan medicamentos de consumo humano. A partir del 1 de enero de 2025, estos deberán actualizar sus sistemas a la versión 4.3 para incorporar los campos obligatorios "Registro de medicamento" y "Forma farmacéutica", asegurando el cumplimiento con los registros sanitarios exigidos por el Ministerio de Salud.

Otro aspecto relevante de la normativa es la creación del Recibo Electrónico de Pagos, un nuevo documento destinado a registrar transacciones que impliquen pagos parciales en ventas a crédito o con pago diferido. Este recibo complementará la documentación de las operaciones comerciales, sin sustituir la obligación de emitir la factura correspondiente en el momento de la venta.

Tipos de comprobantes electrónicos en Costa Rica

El sistema de facturación electrónica en Costa Rica comprende distintos tipos de comprobantes electrónicos, cada uno con una función específica dentro de la actividad comercial:

• Factura electrónica: Documento principal que respalda la venta de bienes y la prestación de servicios.
• Factura electrónica general: Factura emitida cuando el comprador no solicita un comprobante específico. Se declara con un Id Fiscal Genérico ante el Ministerio de Hacienda.
• Factura electrónica de exportación: Documento que detalla la exportación de bienes y servicios fuera del territorio nacional.
• Factura electrónica de compra: Comprobante emitido por los compradores de bienes o servicios adquiridos a contribuyentes que no están obligados a utilizar comprobantes electrónicos. Debe validarse con el Ministerio de Hacienda.
• Notas de crédito y débito: Documentos que permiten corregir errores, modificar montos o anular facturas y tiquetes electrónicos sin alterar el documento original.
• Tiquete electrónico: Documento utilizado exclusivamente en ventas a consumidores finales.
• Acuses de aceptación o rechazo: Mensajes electrónicos que confirman o rechazan la recepción de un comprobante, asegurando su validez para efectos fiscales.

Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) en Costa Rica

El Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) es un sistema estandarizado creado por el Ministerio de Hacienda y el Banco Central de Costa Rica para clasificar de manera uniforme los productos y servicios comercializados en el país. Este catálogo organiza los bienes y servicios en categorías jerarquizadas y asigna a cada uno un código único, junto con la tarifa del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) aplicable según la normativa vigente.

Todos los contribuyentes están obligados a incluir el código correspondiente del CAByS en sus comprobantes electrónicos, específicamente en el campo denominado "Código de Producto/Servicio". Esta medida busca mejorar la precisión en la tributación, facilitar la fiscalización y garantizar un correcto registro de las transacciones comerciales dentro del sistema de facturación electrónica.

Factura electrónica para la venta de boletos aéreos

La Dirección General de Tributación establece regulaciones específicas para la emisión de facturas electrónicas en la venta de boletos aéreos, aplicables a compañías aéreas y agencias de viajes adheridas a IATA y BSP. En el caso de las ventas directas realizadas por las aerolíneas a consumidores finales, estas deben emitir tiquetes electrónicos en un plazo máximo de 48 horas, poniéndolos a disposición de los pasajeros a través de sus plataformas electrónicas. Esto permite que los viajeros puedan obtener su factura electrónica cuando la requieran.

Para las ventas gestionadas por agencias de viajes en representación de las aerolíneas, se establece un proceso distinto. La compañía aérea deberá emitir una única factura electrónica semanal para cada agencia de viajes, en la cual se detallará el número total de boletos vendidos. Esta factura deberá incluir el informe de respaldo de la facturación del BSP como anexo obligatorio. Por su parte, las agencias de viajes deberán generar una factura electrónica para el consumidor final en el momento de la venta, especificando el número de boleto y los datos requeridos según el Reglamento de Comprobantes Electrónicos. Las agencias que no estén acreditadas por IATA seguirán el mismo procedimiento que las aerolíneas en la venta directa, asegurando que los pasajeros puedan generar su factura electrónica a partir de los tiquetes electrónicos emitidos dentro del plazo de 48 horas.

Firma electrónica y almacenamiento de facturas en Costa Rica

La facturación electrónica en Costa Rica exige el uso de mecanismos de seguridad que garanticen la autenticidad, integridad y autoría de los comprobantes electrónicos. Para ello, cada factura debe contar con una firma electrónica, asegurando la identidad del emisor y evitando cualquier alteración del documento. Dependiendo del tipo de contribuyente, se pueden utilizar distintos métodos de firma, como la firma digital para personas físicas, el sello electrónico para personas jurídicas y la llave criptográfica del Ministerio de Hacienda.

Además, la normativa establece la obligación de almacenar y conservar los comprobantes electrónicos en formato digital por un período mínimo de cinco años. Esto permite asegurar la trazabilidad de las transacciones y garantizar el cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes.

Requisitos para emitir facturas electrónicas en Costa Rica

Para poder emitir facturas electrónicas en Costa Rica, los contribuyentes deben cumplir con una serie de requisitos establecidos por la Dirección General de Tributación (DGT). Esto incluye la inscripción en el Ministerio de Hacienda, el uso de herramientas de seguridad para garantizar la autenticidad de los comprobantes y la implementación de un sistema de facturación electrónica que cumpla con las normativas vigentes.

• Inscripción como contribuyente: Empresas y personas físicas deben estar registradas ante el Ministerio de Hacienda.
• Registro como emisor-receptor: Es obligatorio registrarse en el sistema Administración Tributaria Virtual (ATV) para comenzar a emitir comprobantes electrónicos.
• Adquisición de la llave criptográfica: Se debe obtener a través del sistema ATV para firmar digitalmente las facturas y garantizar su autenticidad.
• Firma electrónica: Cada comprobante debe contar con una firma digital respaldada por una autoridad de certificación internacional.
• Sistema de facturación electrónica: Es necesario contar con un software que cumpla con los estándares técnicos exigidos por la DGT.

Plataforma global de factura electrónica de EDICOM

EDICOM es referente internacional en soluciones de facturación electrónica y cumplimiento fiscal, ofreciendo una plataforma global que permite a las empresas automatizar la emisión y recepción de comprobantes electrónicos en cumplimiento con la normativa costarricense. En Costa Rica, la solución de EDICOM facilita la generación, validación y envío de comprobantes electrónicos ante el Ministerio de Hacienda, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Dirección General de Tributación (DGT).

Gracias a su tecnología avanzada, la plataforma de EDICOM optimiza los procesos administrativos mediante la automatización del flujo de trabajo, reduciendo errores manuales y garantizando una integración fluida con los sistemas ERP. Además, ofrece un servicio de almacenamiento electrónico seguro, permitiendo la conservación y recuperación de los comprobantes electrónicos durante el período legalmente establecido.

Como especialista en facturación electrónica, EDICOM ofrece una solución escalable y adaptable a las regulaciones fiscales de múltiples países, permitiendo a las empresas operar de manera eficiente y segura en mercados internacionales, garantizando la trazabilidad y conformidad de sus operaciones tributarias.