Cómo funciona la factura electrónica en Costa Rica

La implantación de la factura electrónica en Costa Rica fue iniciada en 2017 por La Dirección General de Tributación – DGT de Costa Rica a través de un programa gradual de incorporación por sectores y actividades de los contribuyentes que finalizado en 2018. Desde entonces la factura electrónica es obligatoria para todos los tributarios tanto en emisión como en la recepción. 

Códigos de referencia para comprobantes electrónicos en Costa Rica

La Dirección General de Tributación ha anunciado que los códigos de referencia vigentes y autorizados que deben incluirse en el apartado "Información de Referencia" de los comprobantes electrónicos, específicamente en las Notas de Crédito o Débito, son los indicados en la nota 9 del documento Anexos y Estructuras 4.3. Los códigos autorizados son los siguientes:

• Anula Documento de Referencia – Código 01
• Corrige Monto –  Código 02
• Referencia a Otro Documento – Código 04
• Sustituye Comprobante Provisional por Contingencia –  Código 05
• Otros –  Código 99

Es crucial que todos los emisores de comprobantes electrónicos utilicen únicamente estos códigos. Cualquier comprobante electrónico que incluya un código diferente será rechazado. Los códigos autorizados de referencias están vigentes desde la entrada de la versión 4.3 de los comprobantes electrónicos.

El Ministerio de Hacienda de Costa Rica publica el borrador de la versión 4.4 de las disposiciones técnicas sobre comprobantes electrónicos

El pasado 19 de septiembre, el Ministerio de Hacienda de Costa Rica publicó en su sección de proyectos de consulta pública el borrador de la versión 4.4 de las disposiciones técnicas relacionadas con los comprobantes electrónicos.

El documento, titulado "Resolución General sobre las disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos para efectos tributarios", establece las normativas y requisitos técnicos que deberán cumplir los contribuyentes en el país.

La consulta pública estará abierta desde el 18 de septiembre hasta el 3 de octubre, ambos días inclusive. Durante este período, se recibirán observaciones y comentarios al proyecto, los cuales deberán ser enviados por escrito a la dirección de correo electrónico TributacionInter@hacienda.go.cr.

Funcionamiento del sistema de facturación electrónica en Costa Rica

En el caso de Costa Rica, la facturación electrónica se realiza a través del Ministerio de Hacienda que recibe, valida y emite un comprobante de la factura para receptor final. Las facturas electrónicas reciben el nombre de comprobantes electrónicos. 
Todos los comprobantes electrónicos y documentos asociados deben contar con el mensaje de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda, de lo contrario no podrán ser utilizados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.

El flujo funciona de la siguiente forma:

• El contribuyente envía un XML a Hacienda de una factura para validación y recepción del Mensaje Hacienda.
• Hacienda recibe la factura y tiene hasta 3 horas para realizar validación y enviar un acuse de recibo de aceptación o rechazo. Este mensaje acompañará el envío de la factura al receptor.
• El receptor deberá aceptar o rechazar la factura con un nuevo mensaje.

En el flujo de factura electrónica de Costa Rica existen dos mensajes clave que viajarán junto con los comprobantes electrónicos.

• Mensaje Hacienda: Mensaje que el Ministerio de Hacienda da como respuesta al emisor electrónico de la factura indicando la Aprobación o Rechazo de ésta. Las validaciones por parte de Ministerio de Hacienda serán a nivel estructura además de validaciones semánticas (montos, direcciones, etc).
• Mensaje Receptor: Mensaje que envía el receptor de la Factura Electrónica a Ministerio de Hacienda aceptando, aceptando parcialmente o rechazando la misma.

La confirmación o rechazo por parte de los receptores, “deberá ser enviada a la Dirección General de Tributación para su respectiva validación, en los primeros 8 días hábiles del mes siguiente al que se realizó la transacción u operación respectivas; en caso de ser rechazado se debe de proceder a realizar un nuevo mensaje de confirmación.” Tal y como determina la resolución DGT-R-063-2018. 

Todos los comprobantes electrónicos y documentos asociados deben de contar con el mensaje de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda, de lo contrario no podrán ser utilizados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.

Requisitos para ser facturador electrónico en Costa Rica

Para poder emitir comprobantes electrónicos, el contribuyente debe darse de alta en la DGT y contar un mecanismo de seguridad para firmar los comprobantes electrónicos y garantizar así su integridad y autenticidad. Para ello es necesario:

• Firma electrónica para garantizar la integridad y autenticidad. La factura debe ir firmada digitalmente a partir de un certificado expedido por una autoridad de certificación internacional.
• El almacenamiento es obligatorio para emisor y receptor durante un periodo de cinco años.

Comprobantes Electrónicos

Los comprobantes electrónicos son aquellos documentos tributarios son generados, expresados y transmitidos al momento de vender bienes o servicios. 

Tipos de Comprobantes electrónicos 

La factura electrónica en Costa Rica comprende un total de cinco documentos o mensajes que forman parte del intercambio:

• Factura: Respalda la venta de bienes y la prestación de servicios.
• Factura electrónica general: comprante electrónico que detalla las ventas en una factura global cuyo remitente es un Id Fiscal Genérico que sirve para declarar los ingresos correspondientes ante Ministerio de Hacienda en caso de que el contribuyente no pida su factura electrónica.
• Factura electrónica de exportación: comprobante electrónico que sirve para detallar la exportación de mercancías y servicios “en el extranjero”.
• Factura electrónica de compra: Documento electrónico emitido que acredita la compra de bienes o servicios a contribuyentes excluidos del uso de comprobantes electrónicos. Este documento debe ser emitido por parte de los compradores de esos servicios o mercancías al Ministerio de Hacienda para su validación.
• Nota de crédito y Nota de débito: Permiten anular o modificar los efectos contables de la factura o tiquete electrónicos, sin alterar la información del documento origen.
• Tiquete electrónico: Comprobante electrónico que respalda la venta de bienes y servicios, autorizado únicamente para operaciones con consumidores finales.
• Acuses de aceptación o rechazo de documentos.

Formato de los Comprobantes Electrónicos

Los comprobantes electrónicos deben emitirse en formato XML. La factura electrónica se encuentra en la versión 4.3. 

Factura Electrónica de Boletos Aéreos

Para las Agencias de Viajes y Compañías Aéreas adheridas a IATA y BSP, la Dirección General de Tributación establece las siguientes condiciones en el proceso de la venta de los boletos aéreos por compañías y agencias, conforme al siguiente esquema:

• En el caso de las ventas directas realizadas por las compañías aéreas a consumidores finales, deberán emitirse tiquetes electrónicos en un plazo de máximo de 48 horas, poniéndolos a disposición de los pasajeros en sus sitios web o plataformas electrónicas. El objetivo de esta medida es facilitar la obtención de facturas electrónicas por la compra de estos boletos a a requerimiento de los usuarios.
• Para las ventas realizadas por las agencias de viajes en representación de las aerolíneas, se deberá emitir una única factura electrónica semanal por parte de la compañía aérea hacia cada agencia de viajes. Esta factura detallará el número de boletos aéreos vendido por la agencia, y se acompañará con el informe de respaldo de la facturación del BSP que deberá incluirse como anexo a la factura electrónica.
• Las agencias emitirán, por su parte, una factura electrónica al consumidor final en el momento de la venta de los boletos aéreos. Esta factura indicará de manera explícita el número de cada boleto vendido y toda la información requerida conforme al Reglamento de Comprobantes Electrónicos, y la Resolución General sobre las Disposiciones Técnicas de los Comprobantes Electrónicos.

Por otra parte, las agencias de viajes independientes no acreditadas por IATA actuarán conforme al esquema definido para la venta directa de boletos por las compañías hacia el consumidor final. Esto es, deberán liberar los tiquetes electrónicos asociados a los boletos en un plazo máximo de 48 horas para que sean los clientes finales los que puedan “auto emitirse” una factura electrónica cuando así lo requieran.

Catálogo de bienes y servicios (CAByS)

El Ministerio de Hacienda y el Banco Central de Costa Rica ha establecido un procedimiento estándar para la clasificación de productos y servicios que se comercializan a nivel nacional a través de la creación del Catálogo de bienes y servicios CAByS. El catálogo CAByS agrupa los bienes y servicios en categorías jerarquizadas y asigna a cada uno de estos productos la tarifa de Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) que corresponda según la legislación vigente. De esta manera, los contribuyentes deben incluir en los comprobantes electrónicos, en el campo denominado “Código de Producto/Servicio”, el código de identificación para cada bien o servicido asignado en el Catálogo de bienes y servicios CAByS.

Automatiza la emisión y recepción de facturas electrónicas con cualquier interlocutor

En EDICOM contamos con una plataforma de factura electrónica adaptada a las especificaciones técnicas y legales de Cota Rica. 

Por un lado, mediante la integración son su sistema de gestión, EDICOM puede automatizar la generación y envío de los comprobantes al Ministerio de Hacienda, integrando también los acuses recibidos en el ERP. Al mismo tiempo, se automatiza también el envío de las facturas a los receptores.
Para aquellos receptores electrónicos no emisores, la solución de Portal de Proveedores desarrollada por EDICOM permite gestionar la recepción de las facturas y gestionar el Mensaje Receptor tanto hacia el emisor como hacia el Ministerio de Hacienda.

Además, a través del Portal de Proveedores se puede recibir cualquier tipo de documentación de los emisores electrónicos como el envío y recepción de órdenes de compra. Este portal está pensado para aquellos receptores de factura electrónica que no disponen de una solución integrada EDI.
EDICOM es un proveedor tecnológico especializado en la puesta en marcha de proyectos EDI internacionales. Respecto a la facturación electrónica, EDICOM ha desarrollado Global e-Invoicing Platform, adaptada a las especificaciones técnicas y legales de cada país y que se integra en el sistema de gestión de la empresa, automatizando la emisión y recepción de los documentos, lo que permite una gestión centralizada.

La plataforma también se encarga de verificar que cada factura cumple con los requisitos necesarios antes de enviarla o de integrarla en el sistema de gestión interno.
Global e-Invoicing Platform simplifica los procesos de emisión y recepción de facturas electrónicas en entornos multinacionales. Es la solución para aquellas empresas que operan en distintos mercados a partir de sistemas de gestión centralizados y que tienen que ser capaces de tratar estos documentos conforme a la legislación vigente en cada país.

Beneficios de la factura electrónica en Costa Rica

En el caso de Costa Rica, como en todos los países de América Latina, la adopción de la factura electrónica y la progresiva implantación por medios electrónicas de otras obligaciones tributarias responden a la necesidad de atajar el fraude fiscal y mejorar los procesos de control sobre los impuestos y la recaudación; simplificar los trámites y automatizar procesos de supervisión. 
La puesta en marcha de la facturación electrónica conlleva importantes beneficios para las empresas y entidades tanto públicas como privadas, en los siguientes aspectos:

1.  Ahorro de costes directos por la eliminación del papel, la impresión, el envío de las facturas y su almacenamiento.
2. Incremento de la productividad del departamento de administración que, gracias a la automatización de este proceso, cuenta con más tiempo para realizar otras tareas.
3. Automatización e integración en los procesos de recepción de las facturas. El origen electrónico del documento permite la integración automática en el sistema y, por tanto, su contabilización, dejando las facturas listas para su pago sin prácticamente intervención humana.
4. Mayor eficiencia y eliminación de errores humanos, como consecuencia de la automatización y de un tratamiento plenamente integrado. Las facturas electrónicas pueden generarse y transmitirse automáticamente. En el modelo de Costa Rica el flujo de comunicación de la factura electrónica comprende dos mensajes clave: mensaje Hacienda, mensaje Receptor. 

Así, la mayor parte de los beneficios económicos no se deben al ahorro en material impreso y en costes de envío, sino más bien a la total automatización e integración del proceso entre los interlocutores que deben intervenir en el proceso.

1. Menores tiempos de entrega y cobro de facturas. La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la inmediatez de estos, y la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de las facturas.
2. Mayor seguridad. Con los sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.
3. Almacenamiento ágil, seguro y legal. Los documentos originales y firmados quedan resguardados durante, como mínimo, el tiempo que establece la legislación vigente. Esto disminuye los costes de almacenamiento y, además, facilita la consulta de las antiguas facturas.
4. Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos gracias al almacenamiento seguro y la consulta digital de las facturas.

En definitiva, la implementación de la factura electrónica como modelo de facturación conlleva numerosas ventajas para las empresas y que, en última instancia, suponen un ahorro de costes. Por ello, la inversión en tecnología que requiere incorporar este sistema es muy rentable.
Además de su rentabilidad, la adopción de la factura electrónica abre, en muchos casos, la puerta al sistema de intercambio electrónico de datos, EDI (Electronic Data Interchange). Las empresas no sólo asumen un nuevo modelo de gestión en facturación, sino que aprovechan el salto digital para poner en marcha nuevas soluciones de comunicación que les proporcionará mayores ventajas competitivas.