La factura electrónica B2B y B2C en Vietnam

En Vietnam, la factura electrónica es obligatoria para todas las empresas desde julio de 2022, siendo uno de los países pioneros en la región asiática. 

Vietnam inició su proyecto de facturación electrónica en 2018 con la aprobación del decreto 119. El decreto representa un paso decisivo para Vietnam que servirá para avanzar en la digitalización y convertir la facturación electrónica en una práctica común en el sector público y privado (B2B2G). El objetivo del decreto es aumentar la competitividad de las empresas y luchar contra el fraude fiscal.

Obligatoriedad de factura electrónica en Vietnam 

Desde julio de 2022, es obligatorio emitir facturas electrónicas para organizaciones, empresas y particulares proveedoras de bienes o servicios. Dejarán de ser válidas las facturas autoimpresas, facturas preimpresas o facturas compradas de las autoridades fiscales

Para emitir facturas electrónicas es necesario un registro previo que se hace a través de la web del Departamento General de Impuestos (GDT) y la aprobación por parte de la autoridad fiscal. 

El reglamento especifica dos tipos de facturas: con código de identificación de una autoridad fiscal y sin código de identificación. 

El código de identificación lo emite la autoridad fiscal en base a la información que las empresas detallan en la factura electrónica. Este código debe incluirse en la factura electrónica antes de que esta se envíe al comprador.

No obstante, aquellos clientes que trabajan con EDICOM, no requieren de la generación de códigos de identificación en sus facturas, al ser una solución que opera a través de un canal certificado por las autoridades vietnamitas, simplificando el proceso de generación e integración de facturas electrónicas. 

Características de la Factura Electrónica B2B en Vietnam

A efectos técnicos, la Circular N° 68/2019 / TT-BTC emitida por el Ministerio de Finanzas, desarrolla la implementación de la factura electrónica en base al Decreto 119.

Las facturas electrónicas en Vietnam utilizan el formato XML, entre las características técnicas deben incluir la firma digital y requieren un almacenamiento y conservación de forma segura durante un periodo de 10 años.

Los contribuyentes deberán transmitir los datos de las facturas electrónicas emitidas a las autoridades fiscales bien directamente o a través de un proveedor de servicios autorizado. 

Factura electrónica B2C para Puntos de Venta en Vietnam 

En cuanto a la factura electrónica generada en el punto de venta o POS, no es obligatoria, pero está permitida para cierto tipo de empresas. Las empresas y empresarios particulares que suministran bienes o servicios directamente a los consumidores están autorizados a utilizar facturas electrónicas emitidas desde las cajas registradoras de los puntos de venta (cláusula 2, artículo 8 de la Circular 78/2021/TT-BTC). Esto abarca negocios como centros comerciales, supermercados, venta al por menor de bienes de consumo, alimentos y bebidas, restaurantes, hoteles, venta al por menor de medicamentos modernos, servicios de entretenimiento y relajación y otros servicios.

Las facturas electrónicas generadas a partir de cajas registradoras hacia las autoridades fiscales deben cumplir ciertas condiciones:

• La factura electrónica debe ser claramente reconocible como generada desde una caja registradora POS.
• Las firmas digitales son opcionales, no obligatorias.
• El gasto que figura en la factura electrónica puede determinarse como gasto (en el contexto de las obligaciones fiscales) si está respaldado por documentación justificativa suficiente.

La implementación de la factura electrónica desde las cajas registradoras se hizo en dos fases:

1. Hasta finales de 03/2023: impacto en restauración, hostelería, centros comerciales, supermercados y minoristas (B2C).
2. A partir de 01/04/2023: empresas y entidades de negocio restantes.

EDICOM puede ayudarle a gestionar de forma integrada y automática la generación y emisión de facturas B2C, tanto hacia la GDT como enviándola al cliente final para su descarga. Si desea saber más sobre cómo funciona este proceso, póngase en contacto con nosotros.

¿Qué requisitos debe cumplir un proveedor de factura electrónica en Vietnam?

En el caso de contar con un proveedor de servicios de factura electrónica este debe cumplir con los requisitos estipulados por la autoridad fiscal (económicos, legales y técnicos). La organización debe cumplir los requisitos relativos a los estándares de conexión de datos emitidos por el Ministerio de Hacienda.

Respecto a los requisitos técnicos deberá garantizar:

• Conectividad segura. El proveedor debe asegurar la conectividad con el GDT las 24 horas y los 7 días de la semana.
• Acceso multidispositivo. Proporcionar servicios a través de varios tipos de dispositivos, como las computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes del usuario. 
• Confidencialidad. Mantener la confidencialidad e integridad de los datos intercambiados entre las partes participantes.
• Seguridad. Sistema de recuperación de datos.
• Almacenamiento de las facturas. Proporcionar un servicio de almacenamiento y conservación por medios electrónicos de las facturas que garantice la seguridad e  integridad de los documentos. Además, la información almacenada debe estar accesible para su consulta online. 

EDICOM, partner de referencia para la factura electrónica en Vietnam

Para las empresas y organizaciones que operan en Vietnam, EDICOM ofrece una solución tecnológica que se adaptada a los requisitos del país, tanto en el ámbito B2B como B2C. Así funciona el proceso:

• La plataforma se integra con el sistema de gestión de la empresa o ERP y recibe del cliente los datos requeridos.
• EDICOM transforma los datos al formato XML definido la GDT.
• A la factura estructurada se aplica una firma digital y un código de identificación único.
• Se envía a la GDT para su validación.
• Una vez validada, el documento se recibe y se integra de nuevo en el ERP de la empresa.
• En paralelo, EDICOM facilita servicios que permiten enviar de forma automática la factura validad también al destinatario.

EDICOM desarrolla sus soluciones en modo SaaS y garantiza la disponibilidad del sistema acceso al servicio desde cualquier parte del mundo del 99,9%, gracias a la robustez de nuestra infraestructura. 

También ofrece un servicio de almacenamiento de las facturas originales enviadas y recibidas. La solución permite consultar, administrar y recuperar rápidamente todas sus facturas electrónicas almacenadas.
EDICOM, proveedor de servicios EDI (Electronic Data Interchange) y factura electrónica, da respuesta a empresas y organizaciones públicas en más de 80 países, garantizando el total cumplimiento de la factura electrónica. 

¿Qué ventajas ofrece la factura electrónica?

La implementación de la factura electrónica como modelo de facturación conlleva numerosas ventajas para las empresas y que, en última instancia, suponen un ahorro de costes. 

• Ahorro de costes directos por la eliminación del papel, la impresión, el envío de las facturas y su almacenamiento. 
• Incremento de la productividad del departamento de administración que, gracias a la automatización de este proceso, cuenta con más tiempo para realizar otras tareas.
• Automatización e integración en los procesos de recepción de las facturas. El origen electrónico del documento permite la integración automática en el sistema y, por tanto, su contabilización, dejando las facturas listas para su pago sin prácticamente intervención humana. 
• Mayor eficiencia y eliminación de errores humanos, como consecuencia de la automatización y de un tratamiento plenamente integrado. 
• Menores tiempos de entrega y cobro de facturas. La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la inmediatez de estos, y la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de las facturas. 
• Mayor seguridad. El envío de facturas se realiza empleando redes privadas o protocolos específicos como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc. Además, con los sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas. 
• Almacenamiento ágil, seguro y legal. Los documentos originales y firmados quedan resguardados durante, como mínimo, el tiempo que establece la legislación vigente. Esto disminuye los costes de almacenamiento y, además, facilita la consulta de las antiguas facturas. 
• Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos gracias al almacenamiento seguro y la consulta digital de las facturas.