Aplicaciones prácticas del Almacenamiento de Larga Duración
Presentamos algunos casos prácticos en los que el almacenamiento electrónico puede ayudar a la transformación digital de un negocio.
El Almacenamiento de Larga Duración para su estrategia Paperless
La gestión de documentos en papel consume multitud de recursos, tanto económicos como humanos. Cambiar a un modelo basado en la conservación de documentos exclusivamente en formato electrónico, supone un salto que debe darse con plenas garantías de legalidad y conformidad con las normas vigentes.
El PSC EDICOM aplica los criterios especificados en la NOM151 para la conservación de mensajes de datos. Además, puede digitalizar el 100% de su bodega de papel, aplicando los procedimientos en la NOM151, gracias a la certificación como TLA (Tercero Legalmente Autorizado).
La aplicación de un servicio de almacenamiento de larga duración como EDICOMLta garantiza la preservación y custodia de todos sus documentos de forma estable a lo largo del tiempo.
Almacenamiento electrónico de comprobantes fiscales y contabilidad electrónica
El carácter de documentos con validez fiscal y legal otorgado a las facturas exige ciertos criterios de conservación a respetar por el emisor y el destinatario de éstas, que se concretan entre otros, en el establecimiento de un periodo de tiempo mínimo (habitualmente 5 años) para su conservación. Esto obliga a las empresas a destinar recursos y tiempos para almacenar, clasificar y administrar un número a menudo importante de facturas y reportes de contabilidad.
Gracias a un servicio de almacenamiento como el de EDICOM, puede custodiar a largo plazo todos sus comprobantes fiscales CFDI y contabilidad electrónica con totales garantías de integridad y autenticidad mediante la aplicación de constancias de conservación NOM151.
¿Cómo funciona?
1. Integración con el ERP
La plataforma EDICOM se integra con su sistema de gestión para emitir las facturas en formato requerido por la administración pública correspondiente.
2. Conectividad con la Administración Pública
La solución EDICOM habilita un canal de comunicación directo y bidireccional que permite automatizar tanto el envío de las facturas como la recepción de las respuestas de estado.
3. Almacenamiento
La factura es enviada al portal correspondiente y almacenada en EDICOMLta.
4. Gestión de ACK´s
La plataforma EDICOM recibe los distintos ACK’s (acuses de respuesta) que las administraciones emiten informando sobre el estado en que se encuentra cada factura y se integran en el ERP, creando un conjunto de archivos y evidencias que pertenecen a una sola relación contractual y facilitando la consulta de los documentos. Estas respuestas asociadas también son conservadas en el servicio de almacenamiento de larga duración.
Almacenamiento electrónico de todo tipo de contratos
Con EDICOMLta podrá archivar de forma segura los documentos y contratos privados, acreditando la fecha cierta.
Resulta necesario que este resguardo de las operaciones se realice de forma segura y certificada, para que consten como evidencia legal ante cualquier incidencia o reclamación de terceras partes.
EDICOM PSC, entre otros servicios, está acreditado para emitir constancias de conservación conforme a la NOM151. EDICOM también actúa como TLA realizando un cotejo certificado que nos pemite garantizar que los documentos digitalizados no han sido alterados.
Resguardo de sus documentos privados
1. Digitalización de documentos
En el caso de documentos analógicos en origen, la empresa digitalizadora será la responsable de ejecutar el proceso de digitalización o escaneo a los documentos garantizando integridad del contenido durante el proceso, así como la privacidad y confidencialidad.
2. Cotejo certificado
EDICOM, como Tercero Legalmente Autorizado, coteja el documento y determina certificando la coincidencia entre el documento original y su representación digital.
3. Emisión de constancias de conservación
Una vez acreditado que el original electrónico no ha sufrido alteraciones gracias a EDICOM TLA, EDICOM emite una constancia de conservación, aplicando una firma y un sello de tiempo para garantizar la inalterabilidad del documento en el tiempo.
4. Resguardo de larga duración
EDICOM ofrece un servicio de almacenamiento de larga duración para el resguardo de los documentos digitales junto a las solicitudes de conservación y la constancia NOM151, bajo un único expediente sometido a continuas auditorías de conservación.
Una plataforma certificada internacionalmente
Nuestra solución EDICOMLta ha sido diseñada y certificada en conformidad con las máximas normativas internacionales en materia de almacenamiento digital.
Además, contamos con certificaciones locales en regiones donde existen leyes específicas de conservación electrónica como, por ejemplo, la Conservazione Elettronica en Italia o la NOM151 en México.
Almacenamiento electrónico en el departamento de Recursos Humanos
La gestión de Recursos Humanos en una empresa implica administrar gran cantidad de documentos relacionados con los empleados (nóminas, contratos, informes para hacienda, retrocesión de impuestos, bajas laborales, permisos especiales, gastos de viaje…etc.). Los retos a los que se enfrentan los gestores de recursos humanos en lo relativo a la gestión documental son múltiples: administración de elevados volúmenes de documentos, heterogeneidad de formatos y tipos, clasificación, conservación, recuperación, etc.
Dada la sensibilidad de los documentos tratados, es necesario almacenar esta documentación bajo estrictas condiciones de seguridad y poder obtener la trazabilidad entre los documentos que forman parte del expediente de un mismo empleado.
Centralice los documentos de un empleado en un único expediente
1. Integración con el ERP
Se toman los datos requeridos y se construye la interfaz XML para emitir el CFDI con el complemento de nóminas normado por el SAT.
2. Timbrado y validación
EDICOM, en calidad de PAC (Proveedor Autorizado de Certificiación), tiene la capacidad de timbrar la nómina y declararla en línea al SAT.
3. Portal de Nóminas seguro
La nómina es confidencial. Una representación visual en PDF de los recibos de sueldo se almacena de forma segura en el Portal.
4. Firma, recepción y feedback
Cuando acceden al Portal Nómina, los empleados realizar la firma de recibos de nómina digitalmente y anotar comentarios sobre el documento en caso de discrepancias.
5. Almacenamiento seguro
Cada nómina firmada genera un recibo electrónico con idéntico valor legal que un documento en formato papel. La nómina se resguarda con todas las garantías de seguridad y recuperación.
6. Control del proceso
La solución permite al departamento laboral tener total visibilidad y control sobre el estado de los documentos entregados y los acuses de recibo firmados y pendientes de firma.
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