Factura electrónica

Cumpla con el requisito de fecha cierta

requisito de fecha cierta

Le contamos en detalle todo lo relacionado con el nuevo requisito de la acreaditación de fecha cierta a sus documentos privados.

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Normativa sobre la Fecha Cierta

Por fecha cierta se entiende la constancia verificable del momento en que un acto jurídico tuvo lugar, es decir, la capacidad de probar ante terceros, ya sean personas físicas o morales, pero sobre todo ante autoridades, que un determinado acto jurídico nació y tuvo lugar en un día o fecha determinada. 

Los actos jurídicos públicos, tienen fecha cierta por sí mismos, ya que en los instrumentos en los que los fedatarios como notarios o corredores públicos consignan los actos, se señala específicamente la fecha de su otorgamiento. 

Por el contrario, los actos jurídicos privados no requieren de formalización ante fedatario público para su validez, aún y cuando contengan fecha de firma, no constituyen por sí mismos un elemento de prueba de que el acto efectivamente tuvo lugar en la fecha consignada. No gozan de autenticidad o eficacia contra terceros y autoridades en cuanto al verdadero momento en que fueron otorgados pudiendo ocultar verdad de las situaciones o relaciones jurídicas, sin poder probar lo contrario. 

En el Código Civil Federal se recoge lo que se podría considerar como fecha cierta en un documento privado: 

  • su inscripción en el Registro Público de la Propiedad;
  • a partir de la muerte de uno de los firmantes;
  • a partir de la presentación ante un federatario público con un registro de entrada.

¿Cómo dar solución a la fecha cierta gracias a la NOM151 y a los PSC?

Los Prestadores de Servicios de Certificación que, como EDICOM, están autorizados por la Secretaría de Economía para prestar servicios de conservación de mensajes de datos,  sellado de tiempo digital y/o figuran como Tercero Legalmente Autorizado para el cotejo de copias digitales de originales analógicos, disponen de las herramientas que permiten otorgar la fecha cierta a la que ser refiere el Código Civil sobre documentos privados. 

Acogiéndose a la NOM151, la Norma Oficial Mexicana que regula la conservación de mensajes de datos, es posible obtener una constancia de conservación que acredite que los documentos digitales no han sido alterados. 

En este contexto se desprende que, con el sellado digital de tiempo y con las constancias de conservación de mensajes de datos, se garantiza ante cualquier tercero o autoridad, por ejemplo, la fiscal, que los documentos electrónicos se han conservado íntegros y sin cambios desde el momento de su generación, impidiendo con ello la simulación de actos jurídicos; por lo tanto, puede señalarse que con el sellado digital de tiempo, o bien, con las constancias de conservación de mensajes de datos, se puede dotar a los documentos digitales de Fecha Cierta, que bien pueden servir como medios de prueba que pudieran utilizarse en el ámbito fiscal.

Aplicado a la problemática de la fecha cierta, cuando un contrato de compraventa o arrendamiento queda formalizado, cualquiera de las partes puede solicitar una constancia de conservación de datos, para evitar que en un futuro alguna de las partes incumpla con sus obligaciones. Lo anterior tiene como beneficios:

  • Generar certeza jurídica a los que realizan actos de comercio.
  • Evitar fraudes al no poderse alterar los documentos.
  • Dar cumplimiento regulatorio para avalúos electrónicos, contratos, convenios electrónicos, etc.
  • Asegurar la integridad de la información electrónica.

¿Cómo abordar un proyecto de Fecha Cierta paso a paso?

Contemplamos dos casuísticas que pueden darse a la hora de certificar la fecha cierta de un documento.

Para documentos creados en origen sobre soporte analógico

Se requiere la digitalización del original en formato papel y la participación de 3 actores:

  • Comerciante: Propietario de los documentos, es el principal interesado en realizar el proceso para la generación de fecha cierta a los documentos electrónicos. Será el responsable de custodiar los documentos garantizando su integridad.
  • Digitalizador: Empresa responsable de ejecutar el proceso de digitalización o escaneo a los documentos garantizando integridad del contenido durante el proceso así como la privacidad y confidencialidad. En este escenario, el Comercianteserá también el Digitalizador.
  • Tercero Legalmente Autorizado: Tercero de confianza acreditado por Secretaría de Economía para evaluar y certificar los procesos de seguridad y calidad de el Digitalizador que serán aplicados en el proceso de digitalización. Se aplican Firma electrónica, sello de tiempo y constancias de conservación al documento electrónico resultante, lo que puede ser considerado como registro de fecha cierta y constancia de integridad entre el documento original y la copia digital obtenida..

Para documentos creados en origen sobre soporte digital

Requiere la emisión de una constancia de conservación NOM 151 y la participación de 2 actores:

  • Comerciante: Propietario de los documentos, es el principal interesado en realizar el proceso para la generación de fecha cierta a los documentos electrónicos. Será el responsable de custodiar los documentos garantizando su integridad.
  • PSC: Tercero de confianza acreditado por Secretaría de Economía para la aplicación del proceso tecnológico que permite garantizar la integridad de los documentos. Se aplican Firma electrónica, sello de tiempo y constancias de conservación al documento.

Solución electrónica certificada para otorgar Fecha Cierta

EDICOM, proveedor de referencia en soluciones EDI (Electronic Data Interchange) y Facturación Electrónica ha desarrollado el servicio de Acreditación de fecha cierta y cotejo certificado. Este servicio permite equiparar legalmente los documentos originales con sus copias digitales.

El cotejo certificado consiste en comparar los documentos digitalizados con los originales. Se realiza a través de la figura del Tercero Legamente Autorizado que coteja las copias resultantes tras la digitalización y las compara con los documentos originales.

En el caso de que este proceso de cotejo sea exitoso, se emite una firma electrónica y un sello de tiempo, mecanismos criptográficos que garantizan la originalidad del mensaje de datos, y su integridad, dando fe de la exactitud del contenido entre el documento analógico y el digital. El Proveedor de Servicios de Certificación EDICOM emite una Constancia de Mensajes de Datos NOM-151 para las copias digitales, que junto a la certificación del cotejo, brinda valor legal a la copia electrónica.

Este servicio permite equiparar legalmente los documentos originales con sus copias digitales, por tanto, convierte a los documentos digitales resultantes en válidos ante la autoridad tributaria.

Este servicio ofrece además como valor añadido un sistema de almacenamiento electrónico de datos que garantiza la integridad de los documentos a lo largo del tiempo a través de las pistas de auditoría generadas por el Proveedor de Servicios de Confianza EDICOM.

Proveedor de Servicios de Certificación (PSC)

EDICOM es Proveedor de Servicios de Certificación, es decir, Autoridad de Certificación en México que asume la responsabilidad de garantizar la veracidad de los datos del certificado digital.

Un PSC debe ser autorizado por la Secretaría de Economía que valora el cumplimiento de los requisitos para poder ser Proveedor de Servicios de Certificación.

Un PSC Autorizado puede ofrecer:

  • Servicios de emisión de Certificados Digitales
  • Sellos Digitales de Tiempo
  • Conservación de mensajes de datos
  • Digitalización de Documentos en soporte físico
  • Actuar como Tercero Legalmente Autorizado

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