Digitalización y Cotejo Certificado de Documentos

¿Preparado para la eliminación total del papel? Digitalice todos sus documentos físicos con EDICOM TLA, Tercero Legalmente Autorizado

Comience la digitalización completa de su bodega de papel

La NOM151 establece los procesos y requisitos para llevar a cabo la digitalización de documentos en soporte físico a mensajes de datos, generando originales electrónicos con idéntico valor probatorio.

La conservación de estos documentos exige la aplicación de un proceso de digitalización y cotejo para proceder a la destrucción legal de los documentos originales en papel. 

El proceso de digitalización deberá ser verificado por un Tercero Legalmente Autorizado que acredite fehacientemente el origen y la integridad de la información mediante un servicio de cotejo de los documentos digitalizados.

Digitalización Certificada EDICOM

El Tercero Legalmente Autorizado EDICOM acredita que los archivos electrónicos obtenido tras una digitalización son fiel reflejo de los documentos iniciales, elevándolas así a rango de originales electrónicos 100% sustitutivo del documento analógico. 

La figura del TLA o Tercero Legalmente Autorizado

EDICOM, como primer TLA de México, y desarrollador de soluciones tecnológicas avanzadas, coteja el 100% de las digitalizaciones de documentos conforme a la NOM151, permitiendo la destrucción del original en soporte físico.

Proceso íntegro de digitalización, cotejo y resguardo de archivo electrónico

México es uno de los países pioneros en regular los procesos de digitalización de las bodegas de papel, permitiendo grandes avances en la transformación digital de las empresas mexicanas.

La conservación de los documentos exige la aplicación de un proceso de digitalización y cotejo para proceder a la destrucción legal de los documentos originales en papel.

El cotejo digital certificado es el proceso tecnológico a través del cual se verifica la inalterabilidad y fidelidad de los documentos impresos en papel y sus representaciones digitales permitiendo la posterior destrucción legal de los archivos en formato físico.

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Digitalización

El comerciante inicia el proceso al implementar un proyecto de digitalización de documentos mediante una digitalizadora que realiza las copias de los documentos analógicos para generar los mensajes de datos conforme a las especificaciones de la NOM151.

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Cotejo certificado

EDICOM, como Tercero Legalmente Autorizado, coteja el 100% de las digitalizaciones de cada lote y determina certificando la coincidencia entre el documento original y su representación digital.

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Emisión de constancias de conservación

Una vez acreditado que el original electrónico no ha sufrido alteraciones, EDICOM PSC emite una constancia de conservación para las copias digitales, aplicando una firma y un sello de tiempo para garantizar la inalterabilidad del documento en el tiempo.

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Resguardo de larga duración

EDICOM ofrece un servicio de almacenamiento de larga duración para el resguardo de los documentos digitales junto a las solicitudes de conservación y la constancia NOM151, bajo un único expediente sometido a continuas auditorías de conservación.

Conozca en detalle nuestra solución integral para la digitalización

EDICOM mantiene acuerdos de colaboración con las principales digitalizadoras de México, para brindarle un servicio integral con el que transformar su bodega de papel en un archivo electrónico de documentos digitales con idéntico valor probatorio que sus originales analógicos.

Beneficios de la digitalización

Con la digitalización de los documentos se obtienen importantes beneficios que optimizan la gestión de las empresas

  • Incremento en la seguridad de acceso a la información

  • Generación de múltiples copias originales de un documento electrónico para evitar pérdidas o destrucciones involuntarias

  • Importante ahorro del espacio físico en el almacenamiento de los documentos

  • Garantizar la integridad de los documentos a largo plazo

  • Optimización de procesos de búsqueda y disponibilidad ágil de los documentos

  • Alineación con políticas paperless y compromiso con políticas de Responsabilidad Social Corporativa

Quiero sustituir mi bodega de papel por un archivo electrónico legal

EDICOM, primer Tercero Legalmente Autorizado por la Secretaría de Economía de México, brinda servicios de cotejo certificado de digitalizaciones conforme a la NOM-151-SCFI-2016.

Nuestra tecnología exclusiva garantiza el cotejo del 100% de su bodega de papel, otorgando a las copias digitales el mismo valor legar que sus originales analógicos, habilitando así la destrucción de los archivos de papel.

Necesito resguardar mi archivo electrónico con plenas garantías

EDICOM PSC ofrece el servicio de conservación de mensajes de datos bajo NOM151. 

Junto a la emisión de constancias NOM151, ofrecemos un servicio de Almacenamiento de Larga Duración auditado permanentemente por el PSC EDICOM, que asegura la disponibilidad e inalterabilidad de los documentos conservados a lo largo del tiempo, con pistas de auditoría que permiten demostrar las evidencias de conservación para su uso como prueba legal ante requerimientos de terceros.

Preguntas frecuentes sobre la digitalización y el TLA

La digitalización de un documento es el paso previo al cotejo certificado. Cualquier proceso por el que un documento que originariamente estuviese creado en soporte analógico como el papel, será sometido a una digitalización tras la aplicación de las tecnologías que permitan la generación de una copia en un soporte digital (escáner, fotografía, captura de audio o vídeo, etc)

El cotejo certificado brindado por Tercero Legalmente Autorizado como EDICOM, aporta valor a los mensajes de datos obtenidos tras la digitalización, acreditando la exactitud del contenido entre la copia digital y el documento original, lo que a todos los efectos otorga valor legal a la representación electrónica y abre la puerta a la destrucción del documento origina con plenas garantías jurídicas.

Todo el proceso de digitalización debe ser controlado por un Tercero Legalmente Autorizado por la Secretaría de Economía, que coteje los mensajes de datos resultantes tras la digitalización conforme a los procesos definidos en la NOM151.

Garantiza en todo momento la seguridad e integridad del proceso completo de digitalización comparando las copias digitales con los mensajes originales. Si el resultado de este cotejo es positivo, el Tercero Legalmente Autorizado incorporará la Firma Electrónica del Prestador de Servicios de Certificación y el sello de tiempo sobre el mensaje de datos.

Optimización y ahorro del espacio físico, agilidad y accesibilidad a la información, conservación de mensajes de datos con garantías de integridad y validez jurídica.

Para hacerlo, el Proveedor de Servicios de Certificación debe estar acreditado además como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) para la digitalización de documentos.

Se puede digitalizar cualquier tipo de mensajes de datos y el nivel de calidad mínima será el siguiente:

  • Representaciones gráficas: 200 píxeles por pulgada o superior para representaciones en blanco y negro, color o escala de grises.
  • Audio: Frecuencia de muestreo de 44.1kHz y 16 bits o superior.
  • Video: Resolución de 352 píxeles de ancho por 288 píxeles de alto o superior de acuerdo al formato CIF definido en la H.261 de la ITU (International Telecommunication Union).

Para aquellos documentos que ya se encuentren en un formato digital como PDF, se debe aplicar el mismo proceso de cotejo y de firma para obtener originales electrónicos con plenas garantías. En este caso, el comerciante simplemente se ahorra el primer paso en el que debe digitalizarlos.

Sí, los originales electrónicos obtenidos mediante el proceso certificado de digitalización conforme a las reglas de la NOM151 serán considerados válidos jurídicamente, puesto que se ha garantizado en todo momento la seguridad, la confidencialidad y le integridad de los mensajes de datos.

Para conservar los documentos en formato electrónico, el PSC debe poder prestar el servicio de emisión de constancias de conservación de mensajes de datos. Esta Constancia supone la emisión de un sello electrónico de tiempo sobre la solicitud, conformada en un formato conocido como ASN.1 que incluye al menos la huella digital del documento original obtenida tras la aplicación de uno de los procedimientos de digestión publicados por la Secretaría de Economía.

Esta constancia es remitida al propietario del documento, y es la que le permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento desde a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia.

Para completar el proceso y almacenar electrónicamente de forma segura estos documentos, EDICOM ofrece un servicio adicional de almacenamiento electrónico de larga duración denominado EDICOMLta. El servicio aplica a todos los documentos y datos resguardados los métodos de identificación, firma digital y sello electrónico de tiempo. La solución garantiza un acceso permanente y la recuperación del 100% de los documentos cargados en la plataforma, así como una gestión de las evidencias que permiten demostrar la integridad de los documentos almacenados y otorgarles valor probatorio ante la ley.

El tiempo que el usuario requiera, siempre que se hayan aplicado correctamente los mecanismos de certificación y se realicen las auditorías necesarias.

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