Acredite la Fecha Cierta en sus documentos privados

Ofrecemos una solución electrónica y ágil para cumplir con el requisito del SAT de demostrar la fecha cierta de documentos privados y contratos

Garantizamos la fecha cierta de sus documentos privados para verificar su validez

La fecha cierta es aquella fecha real verificable en que un acto jurídico tuvo lugar y se ha convertido en un requisito acreditativo de los documentos privados que generan efectos fiscales en México. Su obligatoriedad para documentos como contratos, compraventa de bienes o servicios, etc. quedó establecida mediante sentencia a partir del 9 de diciembre de 2019.

Con la fecha cierta se quiere garantizar que los documentos se corresponden en fecha con los hechos que se quieren acreditar ante la autoridad fiscal y no son simulados, para verificar el cumplimiento de obligaciones fiscales del contribuyente. 

Fecha cierta en contratos privados

El SAT puede requerir a particulares que acrediten la Fecha Cierta de cualquiera de sus contratos y documentos comerciales como la adquisición de bienes y servicios, con la finalidad de recabar la información sobre los impuestos aplicables. Es la forma de evidenciar que un acto comercial se ha producido en ese momento y de documentar la transacción. El particular deberá guardar esa evidencia por si fuera requerida por el SAT.

En el proceso de acreditación de Fecha Cierta intervienen cuatro actores principales

Comerciante

Comerciante

Propietario de los documentos, es el principal interesado en realizar el proceso para la generación de fecha cierta a los documentos electrónicos. Será el responsable de custodiar los documentos garantizando su integridad.

Digitalizador

Digitalizador

En el caso de documentos analógicos en origen, la empresa digitalizadora será la responsable de ejecutar el proceso de digitalización o escaneo a los documentos garantizando integridad del contenido durante el proceso, así como la privacidad y confidencialidad. 

Tercero Legalmente Autorizado

Tercero Legalmente Autorizado

TLA o tercero de confianza acreditado por Secretaría de Economía para evaluar y certificar los procesos de seguridad y calidad de el digtalizador que serán aplicados en el proceso de digitalización.

Proveedor de Servicios de Certificación

Proveedor de Servicios de Certificación

PSC o tercero de confianza acreditado por Secretaría de Economía para la aplicación del proceso tecnológico que permite garantizar la integridad de los documentos.

Solución EDICOM ágil y sencilla para otorgar Fecha Cierta a un documento

EDICOM PSC, entre otros servicios, está acreditado para emitir constancias de conservación conforme a la NOM151. EDICOM también actúa como TLA realizando un cotejo certificado que nos pemite garantizar que los documentos digitalizados no han sido alterados. 

Este proceso funciona de la siguiente forma:

1

Digitalización

Si el documento en origen es sobre soporte analógico, se deberá digitalizar el documento, garantizando su integridad.

2

Cotejo certificado

EDICOM, como Tercero Legalmente Autorizado, coteja el documento y determina certificando la coincidencia entre el documento original y su representación digital.

3

Emisión de constancias de conservación

Una vez acreditado que el original electrónico no ha sufrido alteraciones gracias a EDICOM TLA, EDICOM emite una constancia de conservación, aplicando una firma y un sello de tiempo para garantizar la inalterabilidad del documento en el tiempo.

4

Resguardo de larga duración

EDICOM ofrece adicionalmente un servicio de almacenamiento de larga duración para el resguardo de los documentos digitales junto a las solicitudes de conservación y la constancia NOM151, bajo un único expediente sometido a continuas auditorías de conservación.

Conozca en detalle nuestra solución integral para la digitalización

EDICOM mantiene acuerdos de colaboración con las principales digitalizadoras de México, para brindarle un servicio integral con el que transformar su bodega de papel en un archivo electrónico de documentos digitales con idéntico valor probatorio que sus originales analógicos.

Preguntas frecuentes sobre la digitalización y el TLA

La digitalización de un documento es el paso previo al cotejo certificado. Cualquier proceso por el que un documento que originariamente estuviese creado en soporte analógico como el papel, será sometido a una digitalización tras la aplicación de las tecnologías que permitan la generación de una copia en un soporte digital (escáner, fotografía, captura de audio o vídeo, etc).

El cotejo certificado brindado por Tercero Legalmente Autorizado como EDICOM, aporta valor a los mensajes de datos obtenidos tras la digitalización, acreditando la exactitud del contenido entre la copia digital y el documento original, lo que a todos los efectos otorga valor legal a la representación electrónica y abre la puerta a la destrucción del documento origina con plenas garantías jurídicas.

Todo el proceso de digitalización debe ser controlado por un Tercero Legalmente Autorizado por la Secretaría de Economía, que coteje los mensajes de datos resultantes tras la digitalización conforme a los procesos definidos en la NOM151.

Garantiza en todo momento la seguridad e integridad del proceso completo de digitalización comparando las copias digitales con los mensajes originales. Si el resultado de este cotejo es positivo, el Tercero Legalmente Autorizado incorporará la Firma Electrónica del Prestador de Servicios de Certificación y el sello de tiempo sobre el mensaje de datos.

Optimización y ahorro del espacio físico, agilidad y accesibilidad a la información, conservación de mensajes de datos con garantías de integridad y validez jurídica.

Para hacerlo, el Proveedor de Servicios de Certificación debe estar acreditado además como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) para la digitalización de documentos.

Se puede digitalizar cualquier tipo de mensajes de datos y el nivel de calidad mínima será el siguiente:

  • Representaciones gráficas: 200 píxeles por pulgada o superior para representaciones en blanco y negro, color o escala de grises.
  • Audio: Frecuencia de muestreo de 44.1kHz y 16 bits o superior.
  • Video: Resolución de 352 píxeles de ancho por 288 píxeles de alto o superior de acuerdo al formato CIF definido en la H.261 de la ITU (International Telecommunication Union).

Para aquellos documentos que ya se encuentren en un formato digital como PDF, se debe aplicar el mismo proceso de cotejo y de firma para obtener originales electrónicos con plenas garantías. En este caso, el comerciante simplemente se ahorra el primer paso en el que debe digitalizarlos.

Sí, los originales electrónicos obtenidos mediante el proceso certificado de digitalización conforme a las reglas de la NOM151 serán considerados válidos jurídicamente, puesto que se ha garantizado en todo momento la seguridad, la confidencialidad y le integridad de los mensajes de datos.

Para conservar los documentos en formato electrónico, el PSC debe poder prestar el servicio de emisión de constancias de conservación de mensajes de datos. Esta Constancia supone la emisión de un sello electrónico de tiempo sobre la solicitud, conformada en un formato conocido como ASN.1 que incluye al menos la huella digital del documento original obtenida tras la aplicación de uno de los procedimientos de digestión publicados por la Secretaría de Economía.

Esta constancia es remitida al propietario del documento, y es la que le permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento desde a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia.

Para completar el proceso y almacenar electrónicamente de forma segura estos documentos, EDICOM ofrece un servicio adicional de almacenamiento electrónico de larga duración denominado EDICOMLta. El servicio aplica a todos los documentos y datos resguardados los métodos de identificación, firma digital y sello electrónico de tiempo. La solución garantiza un acceso permanente y la recuperación del 100% de los documentos cargados en la plataforma, así como una gestión de las evidencias que permiten demostrar la integridad de los documentos almacenados y otorgarles valor probatorio ante la ley.

El tiempo que el usuario requiera, siempre que se hayan aplicado correctamente los mecanismos de certificación y se realicen las auditorías necesarias.

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